OFFICE MANAGER

Тип занятости: Full Time - Permanent

SeattleRS Анализ вакансии

💡 Умное Резюме

Время чтения: 2 мин ▼

📄 Обзор Должности

Менеджер офиса является основным администратором поддержки, обеспечивающим плавную работу с посетителями и эксплуатацию зданий в школе для слепых штата Вашингтон. Он обеспечивает эффективное функционирование в повседневной деятельности и выступает в качестве основной точки контакта для студентов, сотрудников, семей и гостей.

📋 Основные Обязанности

Выступать в качестве основного администратора приёмной, приветствовать посетителей и управлять процессами регистрации.
Отвечать на звонки и электронные письма, предоставлять стандартную информацию и направлять запросы.
Помогать менеджеру по зданиям в координации расписания, оформлении заявок и расписании задач.
Управлять сортировкой и распределением почты, а также вести журналы для важных документов.
Координация заявок, отслеживание прогресса и обратная связь с сотрудниками или заявителями.
Управлять резервацией, расписанием и записью использования автопарка.
Вести электронные и бумажные записи для инспекций, журналов обслуживания и документов о соответствии.

🛠 Требуемые Навыки

Технические Навыки

Work Order Systems Scheduling Software Email and Call Management Systems Mail Management Software Records Management Software Basic Data Analysis Tools Motor Pool Management Software Driver's License

Мягкие Навыки

Коммуникация Многозадачность Организационные навыки Конфиденциальность Услуги клиентов Решение проблем Коллаборация в команде

🎓 Квалификация

Образование

Бакалавр по управлению бизнесом или смежной области

Опыт

Один год опыта в руководстве в офисе бизнеса или эквивалентный опыт в государственных службах (Администратор офиса 2, Ассистент кадров 2, Составитель данных 3, Администратор офиса 1, Ассистент кадров 1)

⭐ Идеальный Кандидат

Идеальный кандидат — это высокоразвитый и организованный человек с доказанным опытом в административных ролях, особенно в государственных учреждениях. Он умеет эффективно справляться с несколькими задачами одновременно и обладает отличными коммуникативными навыками. Имеет сильные технические навыки в управлении заявками, расписанием и ведении записей, дополняемые позитивным подходом к решению проблем и обслуживанию клиентов.

💬 Подготовка к Собеседованию

Расскажите о случае, когда вы управляли конфликтующими приоритетами, чтобы обеспечить плавное функционирование на приёмной.

Они хотят оценить ваши навыки многозадачности и способности решать проблемы под давлением.

Опишите конкретную ситуацию, где вы эффективно приоритизировали задачи, обеспечивая удовлетворенность посетителей и операционную эффективность.

Как вы бы поступили в ситуации, когда важный почтовый отправитель был задержан из-за непредвиденных обстоятельств?

Это проверяет ваши навыки управления кризисами и адаптивность в поддержании непрерывности услуг.

Объясните ваши первые шаги для коммуникации с заинтересованными сторонами, поиска альтернативных методов доставки и минимизации сбоев в операциях.

Какой опыт у вас есть с программным обеспечением для расписания и как вы использовали его для оптимизации процессов в предыдущих ролях?

Им нужно подтвердить вашу техническую грамотность и практическое применение инструментов расписания.

Предоставьте конкретные примеры из прошлых ролей, детализируя, как вы оптимизировали расписания, сократили конфликты в расписании и повысили общую эффективность.

💡 Советы по Подаче Заявки

Подчеркните ваш опыт с государственными административными системами и протоколами, акцентируя внимание на знакомстве с системами заявок и программами ведения записей.
Количественно оцените свои достижения, например, сократите время обработки заявок на 20% или повысили эффективность распределения почты за счёт внедрения оптимизированных процессов сортировки.
Включите ключевые слова такие как 'опыт в государственном администрировании', 'профессиональная грамотность в расписании', 'ведение записей', и 'высокий уровень обслуживания клиентов' на протяжении всей вашей резюме и письма-заявки.
Настройте ваше резюме, чтобы подчеркнуть релевантные роли в предыдущих позициях, фокусируясь на ответственности, связанных с приёмной, расписанием и управлением почтой.
В письме-заявке подчеркните ваше стремление к поддержанию высоких стандартов организационной целостности и вашу способность касаться чувствительной информации с уважением.

🚀 Карьерный Путь

Эта позиция может открыть возможности для роста, такие как становление менеджером по зданиям, переход в более высокие административные должности в государственном агентстве или даже получение руководящих позиций, таких как заместитель директора по операциям, который будет управлять более широкими административными функциями на нескольких департаментах.

AI Анализ: SeattleRS

Оригинальное описание вакансии

Описание

Лица с ограниченными возможностями, которым требуется разумная адаптация в процессе подачи заявки или информация в альтернативном формате, могут связаться с HR@wssb.wa.gov. Лица с нарушением слуха, которым требуется адаптация, рекомендуется связаться с Washington Relay Service по телефону 1-800-676-3777 или www.washingtonrelay.com.

(Логотип: силуэт штата Вашингтон с иконкой маяка, указывающего на Ванкувер)

Основная цель государственной школы для слепых Вашингтона (WSSB) — обеспечить слепым и слабовидящим людям возможность достичь своего максимального потенциала. Мы верим в будущее, в котором каждый слепой и слабовидящий студент в Вашингтоне получает необходимую поддержку и услуги для достижения успеха. Наша программа и услуги предоставляются в разнообразном спектре вариантов оказания услуг, включая широкий спектр краткосрочных и долгосрочных программ, включая варианты проживания на нашем кампусе в Ванкувере, услуги по выходу в местные школы и сообщества, доступ к специализированной технологии и ресурсам через наш центр Огден, а также варианты обучения для родителей, педагогов и связанных с ними поставщиков услуг через совместные усилия отделов. Наибольшее ценное ресурс в WSSB — это наш потрясающий персонал. Нашим ценным сотрудникам постоянно поощряют улучшать способы оказания услуг нашим студентам и сообществу. Основные ценности WSSB — это ориентация на студентов, равенство, доступность, отношения и непрерывное развитие.

Обязанности

Обзор должности

Директор офиса — это основная административная должность по поддержке кампуса и операций по благоустройству. Эта должность обеспечивает гладкое, безопасное и соответствующее законодательству ежедневное функционирование, управляя рецепцией, координируя заявки на работы и расписание, поддерживая менеджера по благоустройству и поддерживая ключевые документы. В качестве основного контактного лица для студентов, сотрудников, семей и гостей, эта должность требует сильных навыков организации, коммуникации и многозадачности.

Основные обязанности

Операции на рецепции: Выступать в качестве основного рецепта кампуса; приветствовать гостей, подтверждать цель визита, следовать процедурам регистрации и предоставлять общую информацию о школе.
Управление коммуникацией: Отвечать на звонки и электронные письма по основной линии кампуса; предоставлять стандартную информацию и направлять запросы соответствующим образом.
Административная поддержка по благоустройству: Помочь менеджеру по благоустройству с задачами, такими как координация календаря и сверка журнала кредитных карт.
Обработка почты и доставки: Получать, сортировать и распределять почту; вести журналы для ответственных или срочных предметов.
Координация заявок на работы: Вводить, обновлять и отслеживать заявки на работы; отслеживать прогресс и связываться с сотрудниками или заявителями.
Поддержка графика: Помогать в планировании отопления, закрытий и специальных мероприятий в сотрудничестве с отделением по вопросам инфраструктуры и руководством кампуса.
Организация автопарка: Управлять заявками на бронирование, графиками использования и записями о использовании автопарка кампуса.
Управление документами: Поддерживать электронные и бумажные файлы по результатам осмотров, журналам технического обслуживания и документации по соблюдению норм.
Подготовка документов: Подготавливать, проверять и обрабатывать формы, отчеты и корреспонденцию.
Данные и отчетность: Собрать данные для регулярных отчетов по заявкам на ремонт, осмотрах и связанным с ними мероприятиям.
Отслеживание соблюдения норм: Отслеживать сроки для осмотров, сертификаций и необходимых подач документов; отправлять напоминания сотрудникам.
Дополнительная административная поддержка кампуса: Предоставлять дополнительную поддержку на пункте приёма или административную помощь в периоды пиковой нагрузки или при отсутствии сотрудников.
Выполнять другие задачи по назначению.

Требования к кандидату

Желательные квалификации и качества

Бакалаврская степень с основной специализацией в области управления бизнесом или смежной области и один год опыта руководства, включающий ответственность за планирование, организацию и координацию работы в деловом офисе; ИЛИ
Один год опыта работы в государственных службах в качестве административного помощника 2, помощника по кадрам 2 или компилятора данных 3; ИЛИ
Два года опыта работы в государственных службах в качестве административного помощника 1 или помощника по кадрам 1.
Эквивалентный опыт, включающий ответственность за руководство или управление офисом
Дополнительный квалифицирующий опыт может заменять год за годом образование
Эквивалентное образование и опыт будут рассматриваться

Знания, навыки и способности

Знание:

Организации и принципы управления офисом
Современные методы секретарского обслуживания и измерения производительности работы
Офисные материалы, товары и оборудование
Контроль запасов и управление документами
Техники руководства

Навыки и способности, необходимые для успешной работы в этой роли:

Поддерживать конфиденциальность и правильно обрабатывать чувствительную информацию
Планировать и контролировать офисные служебные подразделения
Распределять, проверять и координировать производство работы
Разрабатывать процедуры для эффективного использования пространства, оборудования и персонала
Создавать эффективные рабочие отношения
Подготавливать четкие, краткие и фактические отчеты
Организовывать задачи и соблюдать сроки в условиях загруженного фронт-деск-окружения
Четко и вежливо общайтесь со студентами, их семьями, сотрудниками и гостями
Изучайте и используйте системы заказов на работу и расписания

Дополнительная информация

Дополнительная информация:

Включение в профсоюз:
Эта должность входит в коллективный договор, представляющийся Washington Federation of State Employees (WFSE).

Возможность для всех:
Washington State School for the Blind ценит наши различия и мы придерживаемся принципа равных возможностей на рабочем месте, независимо от расы, религии, цвета кожи, национального происхождения, гражданства или статуса иммигранта, семейного положения (включая беременность, роды или связанные с ними медицинские условия), пола, сексуальной ориентации, идентичности пола, возраста, статуса защитного ветерана, ветерана, уволенного по чести или военного статуса, статуса лица с наличием любого восприимчивого к сенсорным, психическим или физическим расстройствам или использования обученного служебного животного лицом с ограниченными возможностями или других применимых законно защищенных характеристик. Мы также рассмотрим квалифицированных кандидатов с судимостью, в соответствии с применимыми федеральными, штатными и местными законами.

Вы можете указать имя и место, которым хотите быть называться, в ваших материалах, и мы уважим это при взаимодействии с нашей организацией.

Предпочтение ветеранам:
Кандидаты, соответствующие минимальным требованиям и желающие заявить о предпочтении ветеранам ДОЛЖНЫ приложить копию своего DD214 или другое подтверждение военной службы. Пожалуйста, закрасьте любые личные данные, такие как номер социального страхования. Для дополнительной информации о предпочтении ветеранам и руководства по определению вашей квалификации, нажмите здесь. Мы благодарны и ценим ваше служение!

До найма нового сотрудника будет проведена проверка на наличие судимости. Информация из проверки не обязательно исключит возможность трудоустройства, но будет учитываться при определении пригодности и компетентности кандидата для выполнения обязанностей должности.

SeattleRS Job Analysis

💡 Smart Summary

Reading time: 2 min ▼

📄 Position Overview

The Office Manager serves as the lead administrative support for campus reception and facilities operations at the Washington State School for the Blind, ensuring smooth daily operations and acting as the primary point of contact for students, staff, families, and visitors.

📋 Key Responsibilities

Serve as primary campus receptionist, greeting visitors and managing check-in procedures.
Answer and route calls/emails, providing routine information and directing inquiries.
Assist Facilities Manager with calendar coordination, work orders, and scheduling tasks.
Manage mail sorting, distribution, and maintain logs for critical items.
Coordinate work orders, tracking progress and following up with staff or requestors.
Manage motor pool reservations, schedules, and usage records.
Maintain electronic and hard-copy records for inspections, maintenance logs, and compliance documentation.

🛠 Required Skills

Technical Skills

Work Order Systems Scheduling Software Email and Call Management Systems Mail Management Software Records Management Software Basic Data Analysis Tools Motor Pool Management Software Driver's License

Soft Skills

Communication Multitasking Organizational Skills Confidentiality Customer Service Problem Solving Team Collaboration

🎓 Qualifications

Education

Bachelor’s degree in business administration or closely allied field

Experience

One year of supervisory experience in a business office or equivalent state service experience (Administrative Assistant 2, Human Resource Assistant 2, Data Compiler 3, Administrative Assistant 1, Human Resource Assistant 1).

⭐ Ideal Candidate

The ideal candidate is a highly organized individual with proven experience in administrative roles, particularly within governmental settings, who excels in multitasking and communication. They possess strong technical skills in managing work orders, scheduling, and records management, complemented by a proactive approach to problem-solving and customer service.

💬 Interview Preparation

Tell me about a time when you managed conflicting priorities while ensuring smooth operations at the reception desk.

They want to assess your multitasking abilities and problem-solving skills under pressure.

Describe a specific scenario where you prioritized tasks effectively, ensuring visitor satisfaction and operational efficiency.

How would you handle a situation where a critical mail piece was delayed due to unforeseen circumstances?

This tests your crisis management skills and adaptability in maintaining service continuity.

Explain your immediate steps to communicate with stakeholders, find alternative delivery methods, and ensure minimal disruption to operations.

What experience do you have with scheduling software and how have you utilized it to streamline processes in previous roles?

They need to verify your technical proficiency and practical application of scheduling tools.

Provide concrete examples from past roles, detailing how you optimized schedules, reduced scheduling conflicts, and improved overall efficiency.

💡 Application Tips

Highlight your experience with government administrative systems and protocols, emphasizing familiarity with Work Order Systems and Records Management Software.
Quantify your achievements, such as reducing turnaround time for work orders by 20% or improving mail distribution efficiency by implementing streamlined sorting processes.
Include keywords like 'governmental administrative experience', 'scheduling proficiency', 'records management', and 'customer service excellence' throughout your resume and cover letter.
Customize your resume to showcase relevant roles in previous positions, focusing on responsibilities aligned with campus reception, scheduling, and mail management tasks.
In your cover letter, emphasize your commitment to maintaining high standards of organizational integrity and your ability to handle sensitive information with discretion.

🚀 Career Path

This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Facilities Manager, transitioning into higher-level administrative roles within the government agency, or even pursuing leadership positions like Deputy Director of Operations, overseeing broader administrative functions across multiple departments.

AI Analysis by SeattleKR

Original Job Description

Description

Persons with a disability requiring reasonable accommodation in the application process or requiring information in an alternative format may contact HR@wssb.wa.gov. Those with hearing impairment in need of accommodation are encouraged to contact the Washington Relay Service at 1-800-676-3777 or www.washingtonrelay.com.

(Logo: Silhouette of Washington State with a lighthouse icon pointing to Vancouver)

The core purpose of the Washington State School for the Blind (WSSB) is to empower blind and low vision individuals to reach their full potential. We believe in a future where every blind and low vision student in Washington has the supports and services they need to succeed. Our programs and services are provided across a diverse continuum of service options; including a range of short and long-term programs that include residential options at our Vancouver campus, outreach services in local schools and communities, access to specialized technology and resources through our Ogden Resource Center, as well as training options for parents, educators, and related service providers through a combination of department efforts. Our greatest resource at WSSB is our incredible staff. Our valued employees are continuously encouraged to improve the ways that we provide service to our students and the community. WSSB’s core values are being student-centered, equity, accessibility, relationships, and continuous improvement.

Duties

Position Summary

The Office Manager is the lead administrative support role for campus reception and Facilities operations. This position ensures smooth, safe, and compliant daily operations by managing the front desk, coordinating work orders and scheduling, supporting the Facilities Manager, and maintaining essential records. As the primary point of contact for students, staff, families, and visitors, this role requires strong organization, communication, and multitasking skills.

Key Responsibilities

Front Desk Operations: Serve as the primary campus receptionist; greet visitors, verify purpose of visit, follow check-in procedures, and provide general school information.
Communication Management: Answer and route calls/emails for the main campus line; provide routine information and direct inquiries appropriately.
Facilities Administrative Support: Assist the Facilities Manager with tasks such as calendar coordination and credit card log reconciliation.
Mail & Delivery Processing: Receive, sort, and distribute mail; maintain logs for accountable or time-sensitive items.
Work Order Coordination: Enter, update, and monitor work orders; track progress and follow up with staff or requestors.
Scheduling Support: Assist with scheduling HVAC, closures, and special events in coordination with Facilities and campus leadership.
Motor Pool Coordination: Manage reservation requests, schedules, and usage records for the campus fleet.
Records Management: Maintain electronic and hard-copy files for inspections, maintenance logs, and compliance documentation.
Document Preparation: Prepare, proofread, and process forms, reports, and correspondence.
Data & Reporting: Compile data for routine reports on work orders, inspections, and related activities.
Compliance Tracking: Track deadlines for inspections, certifications, and required submissions; send reminders to staff.
Campus Administrative Support: Provide additional front desk or administrative support during peak periods or staff absences.
Perform other tasks as assigned.

Qualifications

Desired Qualifications and Attributes

A Bachelor’s degree involving major study in business administration or closely allied field and one year of supervisory experience involving responsibility for planning, organizing, and coordinating work in a business office; OR
One year of experience in State service as an Administrative Assistant 2, Human Resource Assistant 2, or Data Compiler 3; OR
Two years of experience in State service as an Administrative Assistant 1 or Human Resource Assistant 1.
Equivalent experience involving supervisory or office management responsibility
Additional qualifying experience may substitute year-for-year for education
Equivalent education/experience will be considered

Knowledge, Skills & Abilities

Knowledge of:

Office organization and management principles
Modern clerical methods and work-production measurement
Office materials, supplies, and equipment
Inventory control and records management
Supervisory techniques

Skills and abilities needed for success in this role:

Maintain confidentiality and handle sensitive information appropriately
Plan and supervise office service units
Assign, review, and coordinate work production
Develop procedures for effective use of space, equipment, and personnel
Build effective working relationships
Prepare clear, concise, factual reports
Organize tasks and meet deadlines in a busy front-desk environment
Communicate clearly and courteously with students, families, staff, and visitors
Learn and use work-order and scheduling systems

Supplemental Information

Supplemental Information:

Union Inclusion:
This position is included in a bargaining unit represented by the Washington Federation of State Employees (WFSE).

Opportunity for All:
The Washington State School for the Blind celebrates our differences and we are committed to a workplace that supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We will also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state and local laws.

You are welcome to include the name and pronoun you would like to be referred to in your materials, and we will honor this as you interact with our organization.

Veterans Preference:
Applicants who meet the minimum qualifications and wish to claim Veteran's Preference MUST attach a copy of their DD214, or other verification of military service. Please blackout any personally identifiable data such as social security number. For additional information on Veteran's Preference and guidance on how to determine if you are eligible, click here. We thank you and are grateful for your service!

Prior to a new hire, a background check including criminal record history will be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competency to perform in the position.

Период подачи заявок

7дн. 09:30:37

Дата начала 7/3/2026 (Пт)

Крайний срок 7/20/2026 (Пн)

05:00 PM крайний срок

Подать заявку на сайте

Кликов по кнопке: 3