$3,630.00 - $4,833.00 Monthly

Office Assistant 3 — Burien

Dept. of Corrections
Burien, WA
Тип занятости: Full Time - Permanent

SeattleRS Анализ вакансии

Оригинальное описание вакансии

Описание

Office Assistant 3 (OA3)
Секретарь-оперативник 3 (OA3)
Дивизия сообщества и исправительных мер
Буриен, штат Вашингтон
[Диапазон месячной зарплаты DOC WFSE 39: $3,630.00 до $4,833.00]

  • Если вы просматриваете это объявление с внешнего сайта с вакансиями (например, Indeed), скопируйте и вставьте, а затем используйте следующую ссылку, чтобы напрямую подать заявку на эту и другие вакансии в нашей организации:  https://www.governmentjobs.com/careers/washington/doc. 
  • Сотрудники, назначенные на постоянное место службы в округе Кинг, получат премию в размере 5% , рассчитанную из их базовой зарплаты.
  • Наша организация предоставляет всем сотрудникам бесплатно карту ORCA, если их постоянное место службы назначено в округах Кинг, Пирс и Снохомиш.


Наша организация ищет сотрудника на полный рабочий день и постоянную вакансию Секретаря-оперативника (OA3) в Дивизии сообщества и исправительных мер. Эта должность работает в Буриенском полевой офисе по адресу 15111 8-й авеню SW, Буриен, штат Вашингтон 98166.

Под общим руководством Супервайзера сообщества и исправительных мер (CCS), эта должность выполняет управление файлами и рутинные, продвинутые административные задачи для CCS, сотрудников сообщества и исправительных мер (CCOs) и полевого отдела. Работая самостоятельно, вы будете выполнять различные сложные административные проекты и задания, а также выполнять обязанности, связанные с работой на стойке регистрации. Рабочие часы: понедельник-пятница, с 8:00 до 17:00.

Мы ищем коллег, которые разделяют нашу миссию в сфере общественной службы и готовы к созданию справедливой и включительной культуры, которая способствует и вдохновляет на выдающиеся результаты, одновременно продвигая инновации, вовлеченность и безопасность, что ведет к лучшим результатам для нашей общины и агентства. Если вы увлечены службой — ознакомьтесь, примите решение и подайте заявку!

КАК ПОДАТЬ ЗАЯВКУ
Нажмите кнопку «Применить», расположенную в верхнем правом углу этого объявления. Полный пакет документов будет включать следующее:
  1. Онлайн-заявка. Вы должны заполнить онлайн-заявку, включая раздел «Опыт работы». Ваш резюме не заменяет этот требование. 
  2. Сопроводительное письмо. Касающееся вашего интереса к данной вакансии.
  3. Резюме. Подробное и хронологическое. 
  4. Три профессиональных рекомендации. Предпочтительно указать текущих и недавних руководителей с действующими телефонными номерами и адресами электронной почты. Просмотрите раздел «Дополнительная информация» для требований и определения рекомендаций. Рекомендации обращаются после этапа собеседования.

Кандидаты, желающие заявить предпочтение ветеранам должны приложить копию вашего DD-214 (копия для участника 4), NGB 22 или подписанное письмо подтверждения службы от Министерства Ветеранов США.

Не включайте личную информацию или личные фотографии внутри вашего пакета заявки.

Неполные пакеты заявок или использование «см. резюме» вместо запрашиваемой информации могут исключить вас из процесса.  

Обязанности

Обслуживание стойки регистрации в режиме смены смен.

  • Приветствовать и направлять клиентов, общий публику и/или заинтересованных сторон к соответствующему персоналу. 
  • Управление многолинейной телефонной системой.
  • Управление офисным оборудованием и канцелярскими принадлежностями.
  • Обеспечить открытие общественного входного двери в 8:00, и закрытие и запирание в 17:00.
Управление и поддержка электронных и бумажных файлов.
  • Ввод и поиск данных в различных системах, таких как OMNI (Сеть информации по управлению правонарушителями) и OnBase.
  • Архивировать закрытые файлы DOC.
Обеспечить общую поддержку офиса для CCS и CCOs.

Другие обязанности по назначению.

Требования

Обязательные требования

  • Среднее образование или эквивалент диплома о среднем образовании.
  • Шесть месяцев опыта в административной и/или сфере обслуживания клиентов. 
  • И базовый уровень знаний и навыков в Microsoft Office, включая Outlook, Word и Excel.
Успешный кандидат будет обладать следующими навыками и способностями:
  • Обеспечивать регулярное и надежное присутствие.
  • Соблюдать конфиденциальность. 
  • Умение помогать людям с различными судимостями.
  • Умение работать с внутренними базами данных.
  • Умение проверять письменные документы и находить и исправлять ошибки в структуре предложений, грамматике и пунктуации.
  • Умение эффективно и ясно общаться с сотрудниками, подопечными, общественностью и заинтересованными сторонами.
Предпочтительные квалификации
  • Два года опыта в административной работе, включая базовое знание и навыки в Microsoft Office, включая Outlook, Word и Excel.

Дополнительная информация

Цель:  Работать вместе для безопасных сообществ.
Миссия:  Улучшение общественной безопасности за счет положительного изменения жизней.
Наше обязательство:  Оперировать безопасной и человеко-достойной системой исправительных учреждений и сотрудничать с другими для изменения жизней в лучшую сторону для Вашингтонского штата.
 
Для получения дополнительной информации о нашей организации посетите наш Миссия и Цель.

Департамент исправлений штата Вашингтон (DOC) является работодателем, обеспечивающим равные возможности и не дискриминирует на основании расы, религии, цвета кожи, национального происхождения, пола, семейного статуса, сексуальной ориентации, идентичности пола, выражения пола, возраста, статуса ветерана, ветеранского статуса, генетической информации или наличия любого сенсорного, психического или физического недостатка, а также использование обученного служебного собаки или служебного животного человеком с ограниченными возможностями.

ВАЖНЫЕ ЗАМЕЧАНИЯ:

  • Этот набор может использоваться для заполнения более чем одной вакансии. Если эта вакансия представлена Союзом государственных служащих штата Вашингтон (WFSE), этот набор может использоваться для заполнения дополнительных вакансий в течение шестидесяти дней после заполнения всех перечисленных вакансий.
  • Ссылки: Требуется минимум три профессиональных рекомендации с действующим электронным адресом и телефонным номером для каждой. Хотя предпочтительны текущие и недавние руководители, профессиональной рекомендацией считается лицо, которое получало заработную плату за руководство вашей работой и может подтвердить вашу производительность труда, технические навыки и профессиональные компетенции. Если у вас нет достаточного количества профессиональных рекомендаций, включите непрофессиональных лиц, таких как преподаватели или другие профессиональные коллеги. Если вы вводите рекомендации в онлайн-приложении (рекомендуется), заполните следующие поля: 
    • Фамилия и имя
    • Должность (включите их отношение к вам, например: Специалист по полевым работам, бывший руководитель)
    • Телефон
    • Электронная почта
    • Адресная строка 1 (укажите название организации рекомендации)
  • Зарплата основывается на навыках и способностях, соответствующих основным функциям должности и/или опыте работы, и определяется в момент предоставления окончательного предложения о найме. Диапазон зарплаты, указанный в вакансии, включает пункты A-M. В постоянном диапазоне зарплаты пункт M является пунктом по стажу, обычно достигаемым через шесть лет после назначения на пункт L.
  • Работа с или рядом с заключенными или под надзором лицами: Эта должность может включать работу напрямую с или рядом с заключенными или под надзором лицами в потенциально опасной обстановке. Учтите это перед подачей заявки. 
  • Проверка истории трудовой деятельности и криминального прошлого будет проведена до трудоустройства. Собранные данные могут не исключать возможность трудоустройства, но будут учитываться при определении вашей пригодности к данной должности.
  • Предварительный тест на наркотики: Тест на наркотики может быть проведен в рамках предварительного процесса трудоустройства. Кандидаты, положительные на контролируемые вещества, могут быть исключены из рассмотрения.
  • Олеорезиновый капсацин (OC) — аэрозольный перцовый спрей, предназначенный для использования в качестве средства самообороны и/или деэскалации. Кандидаты с чувствительностью или аллергией на перцовый спрей рекомендуются спросить о том, насколько высоким может быть уровень воздействия в этой должности. 
  • Форма проверки I-9: Выбранный кандидат должен быть в состоянии предоставить доказательства своей личности и права на работу в США, соответствующие требованиям списка допустимых документов формы I-9. Примечание: DOC не использует E-Verify. Мы не можем участвовать в программе STEM Optional Practice Training (OPT). 
  • Степени, полученные за границей: Если ваша степень была выдана вне США, вы можете быть обязаны предоставить отчет о квалификации, если ваше образование используется для выполнения минимальных требований. Запросите отчет на www.wes.org и www.aice-eval.org. 
  • Представляемая должность: Эта должность представляется Washington Federation of State Employees (WFSE). 

Подробности работы из дома
Эта должность в будущем может быть распределена на работу из дома до одного дня в неделю. Сотрудники должны использовать надежный интернет- или мобильный горячий точка доступа в авторизованном месте в штате Вашингтон. Сотрудники с утвержденным соглашением о работе из дома должны выполнять назначенные обязанности безопасным образом, должным образом заботиться о всех выданных государством устройствах и соблюдать конфиденциальность. Вы будете обязаны ездить в учреждение DOC или полевой офис в соответствии с потребностями бизнеса, что может включать в себя компоненты процесса наboarding и обучения. Подробности будут предоставлены до найма.

Что мы предлагаем
Ваше балансирование между работой и личной жизнью является приоритетом. Сотрудники штата Вашингтон получают один из самых включительных и конкурентоспособных пакетов льгот в стране. Помимо щедрой пенсионной программы и комплексного медицинского, стоматологического и офтальмологического страхования для семьи, дополнительные преимущества могут включать:
  • от 14 до 25 оплачиваемых дней отпуска в год (в зависимости от стажа работы и в соответствии с коллективным договором (CBA), если должность представлена в профсоюзе)
  • 8 часов оплачиваемого времени на больничный в месяц
  • 12 оплачиваемых праздничных дней в год (включает один личный праздник)
  • один день личного отпуска в год (в соответствии с коллективным договором)
  • Счетная программа на гибкое использование средств (FSA)
  • Программа помощи по уходу за детьми (DCAP)
  • Программа отложенных выплат (DCP)
  • И многое другое! Посетите наш раздел с информацией о льготах для получения дополнительной информации. 

Варианты пенсионного обеспечения
Сотрудники штата Вашингтон являются членами системы пенсионного обеспечения для государственных служащих (PERS). Новым сотрудникам предоставляется возможность выбрать два пенсионных плана с вкладом работодателя в рамках PERS. Для дополнительной информации обратитесь к Департаменту пенсионных систем или звоните по телефону 800-547-6657. 

Для вопросов по данной вакансии или для запроса разумной адаптации в процессе подачи заявки, свяжитесь с Christine.Salvador@doc1.wa.gov (Рекрутер по найму/HRС4) или 360-522-6304. Убедитесь, что вы укажете номер вакансии/рекрутинга, указанный выше, который начинается с 2026-.

Для услуг TTY, пожалуйста, звоните в службу ретрансляции штата Вашингтон по телефону 7-1-1 или 1-800-833-6388.

SeattleRS Job Analysis

Original Job Description

Description

Office Assistant 3 (OA3)
Office Assistant 3 (OA3)
Community Corrections Division
Burien, WA
[DOC WFSE Monthly Salary Range 39: $3,630.00 to $4,833.00]

  • If you are viewing this posting from an external job site (such as Indeed), copy/paste and search via the following link to apply directly to this and other positions within our agency:  https://www.governmentjobs.com/careers/washington/doc. 
  • Employees assigned to a permanent duty station in King County will receive a 5% premium pay calculated from their base salary.
  • Our agency offers a free ORCA card to all employees whose permanent duty station is assigned in King, Pierce, and Snohomish counties.


Our agency is looking to fill a full-time, permanent Office Assistant (OA3) vacancy within the Community Corrections Division. This position works for the Burien Field Office located at 15111 8th Avenue SW, Burien, WA  98166.

Under general supervision from the Community Corrections Supervisor (CCS), this position performs file management and routine, advanced clerical support tasks for the CCS, Community Corrections Officers (CCOs), and the field unit. Working independently, you will perform a variety of complex clerical projects and assignments and perform duties involved with working at the reception desk. Work hours are Monday-Friday, 8:00 am to 5:00 pm.

We are looking for teammates who share our vision of public service and are committed to an equitable and inclusive culture that fosters and inspires excellence, while promoting innovation, engagement, and safety, leading to better outcomes for our community and our agency. If you have a passion for service - review, decide, and apply!

HOW TO APPLY
Select the 'Apply' button located at the top right corner of this posting. A complete application packet will include the following:
  1. Online application. You must complete the online application, including the 'Work Experience' section. Your resume will not substitute for this requirement. 
  2. Cover letter. Regarding your interest in this position.
  3. Resume. Detailed and chronological. 
  4. Three professional-level references. Current and recent supervisors are preferred with a valid phone number and email for each. Review the 'Supplement Information' section for the requirements and definition of. References are contacted after the interview process.

Applicants wishing to claim Veterans’ preference should attach a copy of your DD-214 (member 4 copy), NGB 22, or signed verification of service letter from the United States Department of Veterans Affairs.

Do not include personally identifiable information or personal photos within your application packet.

Incomplete application packages or ‘see resume’ in lieu of the requested information may disqualify you from the process.  

Duties

Provide front desk reception on a rotational basis.

  • Greet and direct clients, general public, and/or stakeholders to the appropriate staff. 
  • Manage a multi-line phone system.
  • Manage office equipment and supplies.
  • Ensure the public entry door is opened at 8:00 am, and closed and locked at 5:00 pm.
Manage and maintain electronic and physical files.
  • Database entry and retrieval from various systems, such as OMNI (Offender Management Network Information) and OnBase.
  • File and archive closed DOC field files.
Provide general office support to the CCS and CCOs.

Other duties as assigned.

Qualifications

Required Qualifications

  • High school diploma or GED equivalent.
  • Six months of clerical and/or customer service experience. 
  • And a basic level of proficiency and knowledge in Microsoft Office to include Outlook, Word and Excel.
The successful candidate will possess the following skills and abilities:
  • Maintain regular and reliable attendance.
  • Must respect and maintain confidentiality. 
  • Ability to assist individuals with various criminal backgrounds.
  • Ability to navigate internal databases.
  • Ability to proofread written material and identify and correct errors in sentence structure, grammar, and punctuation.
  • Ability to communicate effectively and clearly to staff, supervised individuals, public, and stakeholders.
Preferred Qualifications
  • Two years of clerical experience to include a basic level of proficiency and knowledge in Microsoft Office including Outlook, Word and Excel.

Supplemental Information

Vision:  Working together for safer communities.
Mission:  Improving public safety by positively changing lives.
Our Commitment:  To operate a safe and humane corrections system and partner with others to transform lives for a better Washington.
 
For more information about our agency, visit our Mission & Vision.

The WA State Department of Corrections (DOC) is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, creed, color, national origin, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, honorably discharged veteran, veteran status, genetic information, or the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained guide dog or service animal by a person with a disability.

IMPORTANT NOTES:

  • This recruitment may be used to fill more than one position. If this position is represented by the Washington Federation of State Employees (WFSE), this recruitment may be used to fill additional positions up to sixty days after all listed positions have been filled.
  • References: A minimum of three professional references with a valid email and phone number for each is required. Although current and recent supervisors are preferred, a professional reference is defined as an individual who has been paid to supervise your work and can attest to your work performance, technical skills, and job competencies. If you do not have any or sufficient professional references, include non-related professionals, such as educators or other professional associates. If you are entering your references in the online application (preferred), complete the following fields: 
    • First and Last name
    • Title (include their relationship to you, for example: Field Administrator, former supervisor)
    • Phone
    • Email
    • Address Line 1 (list the name of the reference's organization)
  • Salary is based on skills and abilities that apply to the primary functions of the role and/or years of experience and is decided at the time a final offer of employment is made. The salary range listed in the job posting includes steps A-M. Within a permanent salary range, step M is a longevity step, it is typically gained six years after being assigned to step L.
  • Work with or near incarcerated or supervised individuals: This position may work directly with or near incarcerated or supervised individuals in a potentially hazardous setting. Take this into account before applying. 
  • Background and criminal record history checks will be conducted prior to employment. Information gathered may not preclude employment, but it will be considered in determining your suitability for the position.
  • Pre-employment drug test: A drug test may be administered as part of the pre-employment process. Applicants who test positive for a controlled substance may be disqualified from consideration.
  • Oleoresin Capsicum (OC) is an aerosol pepper spray made available as a means of self-defense and/or de-escalation. Applicants with sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure you could expect in this position. 
  • Verification Form I-9: The selected candidate must be able to provide proof of identity and eligibility to work in the United States consistent with the requirements of Form I-9’s list of acceptable documents. Note: DOC does not use E-Verify. We are not able to partake in STEM Optional Practice Training (OPT). 
  • Foreign equivalent degrees: If your degree was awarded outside the United States, you may be required to provide a credential evaluation report if your education is used to meet the minimum requirements. Request a report from www.wes.org and www.aice-eval.org. 
  • Represented position: This position is represented by the Washington Federation of State Employees (WFSE). 

Telework Details
This position may eventually be allocated for telework up to one day each week. Employees must use a reliable internet or cellular hotspot service at an authorized location within the state of Washington. Employees with an approved telework agreement in place are expected to perform assigned duties in a safe manner, take proper care of all state-issued equipment, and maintain confidentiality. You will be required to commute to a DOC facility or field office as business requires, which may include components of the onboarding and training process. Details will be provided before hire.

What We Offer
Your work-life integration is a priority. Washington State employees are offered one of the most inclusive and competitive benefits packages in the nation. Besides a generous retirement plan and comprehensive family insurance for medical, dental, and vision, additional perks might include:
  • Fourteen to twenty-five paid vacation days per year (depending on years of service and in accordance with the collective bargaining agreement (CBA) if a represented position)
  • Eight hours of paid sick leave per month
  • Twelve paid holidays per year (includes one personal holiday)
  • One personal leave day per year (in accordance with the CBA)
  • Flexible Spending Account (FSA)
  • Dependent Care Assistance Program (DCAP)
  • Deferred Compensation Program (DCP)
  • And more! Visit our benefits page for more information. 

Retirement Options
State employees are members of the Washington Public Employees’ Retirement System (PERS). New employees have the option of two employer-contributed retirement programs within PERS. For additional information, refer to the Department of Retirement Systems or call 800-547-6657. 

For questions about this recruitment or to request reasonable accommodation in the application process, contact Christine.Salvador@doc1.wa.gov (Talent Acquisition Recruiter/HRC4) or 360-522-6304. Make sure you reference the recruitment/job # listed above, it begins with 2026-.

For TTY service, please call the Washington Relay Service at 7-1-1 or 1-800-833-6388.

Период подачи заявок

7дн. 09:30:37
Дата начала 6/8/2026 (Пн)
Крайний срок 6/21/2026 (Вс)
11:59 PM крайний срок
Подать заявку на сайте
Кликов по кнопке: 3