SeattleRS Анализ вакансии
💡 Умное Резюме
Оригинальное описание вакансии
Описание
ДШС HCLA Специалист по обслуживанию клиентов 3
Вы человек с сильными организационными навыками и отличными устной и письменной коммуникативными способностями? Рассмотрите это как захватывающую возможность. Мы ищем сотрудника на полный рабочий день — Специалиста по обслуживанию клиентов 3 для нашего офиса в Спокане. В этой роли вы станете частью нашей команды по обслуживанию клиентов и будете предоставлять старшую поддержку клиентам для офиса, расположенного в Спокане.
Специалист по обслуживанию клиентов 3 — это инициативный сотрудник, который может организовать, приоритизировать и начать выполнение рабочих задач с использованием собственных методов работы, обеспечивая точность политики и процедур подразделения, соблюдая законы, правила, регламенты и рекомендации. В этой роли сотрудник самостоятельно выполняет некоторые повторяющиеся задачи, одновременно участвуя в развитии и улучшении процессов в рабочем подразделении.
Некоторые из ваших задач:
- Предоставление обслуживания клиентов заявителям и их семьям в отношении соответствия HCLA и процесса подачи заявки
- Управление первоначальными заявками и повторными заявками на соответствие HCLA, включая получение и обработку предоставляемой информации, загрузку документов, назначение дел к менеджерам по делам для рассмотрения
- Создание и ведение записей запросов и загрузка их при получении
- Проверка данных каждый месяц для определения окончания срока действия статуса клиента
- Обучение и тренинг поддержки персонала в отношении проверки соответствия и окончания срока действия, а также обязанностей, связанных с каждым из них
- Поддержание электронной таблицы со всеми решениями и проверками, а также распределение отчетов еженедельно руководителю I/E, менеджерам по делам и руководству
- Работа в электронных базах данных, включая активацию/деактивацию дел, ввод данных, анализ информации, объединение дублирующихся записей, передачу записей клиентов и подготовку отчетов
- Обучение поддержки персонала, чтобы они были в курсе и обновляли свои знания по текущим процессам приема и соответствия
- Участие в еженедельных встречах с командой приема и соответствия для решения проблем и обсуждения изменений и стратегий
- Помощь в ответе на вопросы и разрешении жалоб, запросов и проблем обслуживания клиентов, клиентов и общей публики
- Мониторинг общего электронного почтового ящика команды для ответа на запросы клиентов и перенаправления к сотрудникам при необходимости
- Использование цифровых и бумажных систем управления записями и данными, например, CARE, TRACKS, Баркодная регистрация клиентов, ADSA SharePoint Site, Outlook и других систем управления данными для сбора, поиска, отслеживания и/или предоставления информации
Кто должен подать заявку?
Профессионалы с одним из следующих:
Среднее образование или эквивалент и три года опыта в оказании помощи клиентам/пользователям в ответ на запросы, жалобы или проблемы.
ИЛИ
Один год опыта работы в должности Специалиста по обслуживанию клиентов 2.
ИЛИ
Равнозначное образование/опыт.
Что мы ищем:
- Отличные навыки коммуникации, устные и письменные
- Опыт работы с конфиденциальной информацией
- Доказанное умение многозадачности и управления прерываниями
- Умение искать и получать информацию из онлайн-информационных баз данных
- Умение участвовать в решении проблем и приоритизировать рабочие задачи
- Умение получать инструкции, усваивать информацию и действовать в соответствии с ними
- Наличие продвинутых компьютерных навыков, включая использование электронной почты, текстового редактора и интернет-доступа, а также знание электронных баз данных
Заинтересованы? Пожалуйста, включите в свое заявление:
- Три профессиональных рекомендации с обновленной контактной информацией
Визия Департамента социальных и здравоохранительных услуг (DSHS), согласно которой люди находят социальные услуги, чтобы формировать собственную жизнь, требует от нас объединения с чувством принадлежности, общего цели, общих ценностей и значимой работы. Для нас крайне важно, чтобы вы привносили в свою работу с DSHS чувство справедливости, доступности и социальной справедливости. Мы стремимся поддерживать всех жителей Вашингтона, включая чернокожих, индейцев, и людей цвета кожи, людей с физическими, поведенческими и интеллектуальными расстройствами, пожилых людей, LGBTQIA+, иммигрантов и беженцев, а также семьи, строящие финансовую стабильность.
Дополнительная информация
До найма сотрудника может быть проведена проверка на наличие судимости. Информация из проверки не обязательно исключает возможность трудоустройства, но будет учитываться при определении пригодности и компетентности кандидата для выполнения работы. Это объявление может использоваться для заполнения нескольких вакансий. Сотрудники, которые будут управлять автомобилем в служебных целях, должны иметь действующий водительский билет. Сотрудники, управляющие личным автомобилем в служебных целях, должны иметь страховку гражданской ответственности на личном автомобиле.
Департамент социальных и здравоохранительных услуг штата Вашингтон является работодателем, который предоставляет равные возможности и не дискриминирует в любой области трудоустройства, его программ или услуг на основании возраста, пола, сексуальной ориентации, пола, гендерной идентичности/выражения, семейного положения, расы, религии, цвета кожи, национального происхождения, религии или верований, политической принадлежности, статуса военнослужащего, статуса военнослужащего, отслужившего в Вьетнаме, недавно уволенного или другого защищенного военного статуса, наличия любого сенсорного, психического или физического расстройства, использования обученного собаки-поводыря или служебной собаки человеком с инвалидностью, равенства оплаты труда или генетической информации. Лица, которым требуется адаптация в процессе подачи заявки или в этом объявлении в альтернативном формате, могут связаться с рекрутером по телефону (360) 725-5810. Кандидаты, которые глухие или имеют слабое слуховое восприятие, могут позвонить через службу Washington Relay Service, набрав 7-1-1 или 1-800-833-6384.
E-Verify® является зарегистрированным товарным знаком Министерства внутренних дел США.
SeattleRS Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
DSHS HCLA Customer Service Specialist 3
Are you someone who possesses strong organizational skills and excellent oral and written communication skills? Consider this an exciting opportunity. We are hiring for a full-time Customer Service Specialist 3 for our Spokane office. In this role, you will be a part of our customer service team and provide senior customer service support to our office's located in Spokane.
The Customer Service Specialist 3 is a self-starter that can organize, prioritize, and initiate work activities using their own work methodologies and ensure the accuracy of unit policies and procedures while adhering to laws, rules, regulations, and guidelines. This role independently performs some repetitive tasks while remaining engaged in helping the work unit develop and improve processes.
Some of what you'll do:
- Provide customer service to applicants and their families regarding HCLA eligibility and the application process
- Manage Initial applications and re-applications for HCLA eligibility including receiving and processes information provided, uploading documents, assigning cases to case resource managers to review
- Make and track records request and upload when received
- Review data each month to determine client’s eligibility expiration
- Teach and train support staff regarding eligibility reviews and expiration and duties related to each
- Maintain spreadsheet of all determinations and reviews and distribute reports weekly to I/E supervisor, case managers and management
- Work within electronic databases, including activating/inactivating cases, inputting data, analyzing information, merging duplicate records, transferring client records, and compiling reports
- Train support staff to ensure they are informed and up to date with current Intake and Eligibility processes
- Attend weekly meetings with Intake and Eligibility team to problem solve and discuss changes and strategies
- Assist with answering questions and resolving complaints, inquiries, and customer service problems from clients, customers, and the general public
- Monitors team shared email inboxes to respond to customers and reroute to staff as needed
- Use digital and manual record and data management systems e.g., CARE, TRACKS, Barcode Client registry, ADSA SharePoint Site, Outlook and other data management systems to compile, look-up, track and/or report information
Who should apply?
Professionals with one of the following:
High school diploma or equivalent and three years of experience providing assistance to clients/customers regarding inquiries, complaints or problems.
OR
One year of experience as a Customer Service Specialist 2.
OR
Equivalent education/experience.
What we're looking for:
- Excellent communication skills, both orally and written
- Experience handling confidential material
- Proven ability to multi-task and manage interruptions
- Ability to search and acquire information from online informational databases
- Ability to engage in problem-solving and prioritizing work tasks
- Ability to receive instructions, assimilate the information, and act according to those instructions
- Possess advanced computer skills including use of email, word processing, and internet access as well as knowledge of electronic databases
Interested? Please include in your application:
- Three professional references with updated contact information
The Department of Social and Health Services’ (DSHS) vision that people find human services to shape their own lives requires that we come together with a sense of belonging, common purpose, shared values, and meaningful work. It is crucial to our agency’s vision that you bring a fairness, access, and social justice commitment to your work with DSHS. We strive to support all Washingtonians, including Black, Indigenous, and People of Color, people with physical, behavioral health, and intellectual disabilities, elders, LGBTQIA+ individuals, immigrants and refugees, and families building financial security.
Supplemental Information
Prior to a new hire, a background check including criminal record history may be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the job. This announcement may be used to fill multiple vacancies. Employees driving on state business must have a valid driver's license. Employees driving a privately owned vehicle on state business must have liability insurance on the privately owned vehicle.
Washington State Department of Social and Health Services is an equal opportunity employer and does not discriminate in any area of employment, its programs or services on the basis of age, sex, sexual orientation, gender, gender identity/expression, marital status, race, creed, color, national origin, religion or beliefs, political affiliation, military status, honorably discharged veteran, Vietnam Era, recently separated or other protected veteran status, the presence of any sensory, mental, physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with a disability, equal pay or genetic information. Persons requiring accommodation in the application process or this job announcement in an alternative format may contact the Recruiter at (360) 725-5810. Applicants who are deaf or hard of hearing may call through Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6384.
E-Verify® is a registered trademark of the U.S. Department of Homeland Security.
