SeattleRS Анализ вакансии
💡 Умное Резюме
Оригинальное описание вакансии
Описание
Заместитель директора по соблюдению норм и администрированию
Кто мы:
Организация была основана в 1949 году законодательным собранием штата Вашингтон, и Комиссия по правам человека штата Вашингтон (WSHRC) является государственным ведомством, отвечающим за администрирование и исполнение закона Вашского штата против дискриминации. Глава 49.60 RCW является законодательной основой для WSHRC. WSHRC обеспечивает соблюдение правовых норм, возникших из движения за гражданские права на уровне штата и страны.
Согласно закону, каждый имеет право на свободу от дискриминации на работе, в жилье, в общественных учреждениях или при получении кредита и страхования. Любой гражданин, который считает, что его дискриминировали на основании статуса из защищённой категории, может подать жалобу на дискриминацию в WSHRC. Мы нейтральная организация, занимающаяся выяснением фактов, и мы признаны "в значительной степени эквивалентными" по отношению к
Управлению жилищного строительства и городского развития (HUD) США, и
Комиссии по равным возможностям в трудоустройстве (EEOC) США. WSHRC не предоставляет юридических консультаций или услуг по представлению интересов. Жалобы на дискриминацию должны быть поданы в установленные законом сроки. Наша юридическая власть основана на Главе 49.60 RCW. Несмотря на то, что это маленькое ведомство (менее 50 сотрудников), мы обслуживаем всех жителей штата Вашингтон.
Миссия: Миссией Комиссии по правам человека штата Вашингтон (WSHRC) является предотвращение и устранение дискриминации через справедливое применение закона, эффективное использование ресурсов и установление плодотворных партнёрских отношений в сообществе.Чтобы узнать больше о WSHRC, приглашаем вас посетить наш
веб-сайт.
О возможной вакансии:
Заместитель директора по соблюдению норм и администрированию отчитывается напрямую перед директором ведомства. Должность отвечает за надзор и управление повседневной деятельностью двух офисов по всей штату: Олимпия (основной офис) и регионального офиса в Спокане. Заместитель директора непосредственно руководит менеджером административных служб, административным персоналом и менеджером систем IT. Вместе с директором ведомства должность отвечает за управление государственным бюджетом, утверждение продления арендных договоров и крупных покупок оборудования. Должность отвечает за контроль ежегодных федеральных средств на контракты (например, EEOC и HUD), межведомственных соглашений и меморандумов о взаимопонимании.
Внутренний кандидат, выбранный на эту должность, будет руководить восемью (8) сотрудниками на полную ставку.
(1) Консультант по данным 2
(1) Специалист по обслуживанию клиентов 3
(2) Специалист по обслуживанию клиентов 2
(2) Секретарь 1
Эта должность Директора-ассистента отнесена к критическим в поддержку плана непрерывности операций (COOP) WSHR в случае чрезвычайных ситуаций или катастроф. Согласно рекомендациям Вашингтонского государственного управления финансами (OFM), эта должность обеспечивает непрерывность деятельности агентства, осуществляя контроль над ключевыми административными функциями, поддерживая операции инфраструктуры ИТ и выступая в роли связующего звена с отделом кадров агентства, чтобы гарантировать непрерывность миссионно-важных услуг в случае чрезвычайных ситуаций или катастроф.
Свяжитесь с рекрутером: Рэшел Вейн через электронную почту rachel.vaughan@des.wa.gov и jobs@des.wa.gov и запросите полное описание вакансии.Обязанности
Некоторые из обязанностей, связанных с этой должностью, включают:
Обеспечивает правильное и оптимальное использование ресурсов организации и повышает эффективность сотрудников через своевременную оценку и возможности профессионального развития
Поддерживает высокие стандарты личного/профессионального и этического поведения и способствует интересам штата в найме и удержании разнообразного персонала, соответствующего принципам справедливости
Реализует стратегии краткосрочного и долгосрочного планирования, поддерживающие миссию, цели и задачи агентства в соответствии с приоритетами государственного управления
Обеспечивает соблюдение требований государственного управления и федеральных финансовых средств и мониторинг текущей эффективности операций
Контролирует управление ИТ и все взаимодействие с персоналом агентства в реализации эффективных систем обработки рабочей деятельности, включая меры отслеживания производительности для инспекторов
Устанавливает и реализует приоритеты и системы ответственности и методы
Предоставляет руководство и контроль по задачам в рамках расследований
Взаимодействует с менеджерами по расследованиям и обеспечивает обновление анкет по жалобам, чтобы предоставить необходимую информацию инспекторам в процессе приема заявлений
Работает с FEMA и другими государственными агентствами для разработки Планов непрерывности операций (COOP) для агентства
Подготавливает агентство к проведению обязательных проверок и процессов, связанных с вовлечением в программу Офиса финансового управления (OFM)
Выступает в качестве основного контактного лица агентства в отношении "Your Washington", соответствия исполнительному распоряжению
Организует реализацию программы "Покупки с учетом вовлечения и равенства" (Pie) для агентства, обновляя веб-сайт в отношении возможностей по контрактам и отслеживая мероприятия по привлечению и данные по поставщикам
- Предоставляет политическую и управленческую направленность для операций и администрирования агентства
- Исследует, обновляет и формализует содержание всех политик для рассмотрения директором и соблюдения условий коллективного соглашения
- Планирует, руководит, организует и контролирует работу, выполняемую организацией
- Разрабатывает стратегический план агентства и отслеживает выполнение целей
- Предоставляет руководство и контроль в области улучшения качества, включая сокращение сроков расследований, обслуживания клиентов, а также обучение и признание сотрудников
- Решения, требующие определения и коммуникации видения и направления агентства
- Приоритеты, цели и задачи, влияющие на операционные системы и процедуры, а также распределение ресурсов
- Вопросы, связанные с юридическими рекомендациями и стратегией вице-прокурора, чтобы определить, какие дела будут продолжены по судебным процессам
- Деятельность и директивы законодательного органа, а также мониторинг законодательных инициатив, которые могут повлиять на агентство
- Вместе с директором агентство отвечает за управление бюджетными выделениями, утверждение продления арендных договоров и крупных покупок оборудования
- Отвечает за мониторинг ежегодных федеральных средств для контрактов (например, EEOC и HUD), межведомственных соглашений и меморандумов о взаимопонимании
Требования
Обязательные требования, опыт, знания
Способы удовлетворения требований к данной позиции должны включать восемь (8) лет опыта.
[ОПЦИОН 1]
Восемь (8) лет работы в правовой среде, создание административных процессов, разработка политики, установление критериев найма и найма, ведение персональных файлов, управление несколькими дедлайнами, соблюдение конфиденциальности и реализация стратегий управления производительностью. Доказанная история в операционных, финансовых, правовых/соответствующих, управлении рисками обязанностях
[ОПЦИОН 2]
Специализация в бакалавриате на бизнес, человеческие ресурсы, социальные или организационные науки поведения или смежных областях
И
Шесть (6) лет работы в правовой среде, создание административных процессов, критериев найма и найма, ведение персональных файлов, управление несколькими дедлайнами, реализация мер контроля рисков в контрактах и закупках, написание политик по обеспечению безопасности данных, управлению архивами и безопасному трудовому окружению
[ОПЦИОН 3]
Бакалавриат с акцентом на бизнес, человеческие ресурсы, социальные или организационные науки поведения или смежных областях
И
Четыре (4) года практического опыта работы в правовой среде, найм и найм, ведение персональных файлов, управление несколькими дедлайнами, соблюдение конфиденциальности и проявление умения принимать решения и сохранять спокойствие под давлением
Кроме того, внутренние кандидаты должны обладать следующими компетенциями:
Знания:
- Применение федеральных и штатных законов о гражданских правах
- Понимание федеральных агентств и договорных отношений с WSHRC
- Понимание принципов государственного управления штата, включая правила, политики и практики
- Опыт работы и понимание трудовых отношений, коллективных договоров и переговоров
- Опыт работы с внутренними стандартами контроля для аудита наличных поступлений, задолженности по поставкам и управления человеческими ресурсами
- Понимание надзора и ответственности за выявление рисков в соответствии с принципами и стандартами отчетности по Статуту административного и бухгалтерского учета штата (SAAM)
- Эффективные навыки устной и письменной коммуникации
- Эффективные навыки построения команды, как внутри организации, так и с другими государственными агентствами, законодателями и гражданами
- Способность руководить, обучать и мотивировать сотрудников
- Управление и приоритизация операций агентства вовремя, точно и оперативно
- Работать и принимать решения самостоятельно, но с осознанием, когда следует проконсультироваться с более высоким руководством
- Объяснять сложные вопросы и предлагать рекомендации руководству
- Коммитмент к качеству, разнообразию и ценностям общественной службы
Дополнительная информация
Как применить: Заинтересованы? Мы хотели бы услышать от вас! Нажмите «Применить» в верхней части этой страницы, чтобы начать свое заявление. Вы можете сохранить заявку и вернуться к ней позже, если это необходимо. Убедитесь, что вы полностью заполнили заявку, включая полную информацию о работе и ответы на дополнительные вопросы.
Пожалуйста, предоставьте следующие документы, чтобы быть рассмотренным; в противном случае вы не будете рассматриваться на эту позицию:
- A заявление о заинтересованности, описывающее, как вы соответствуете квалификациям для этой позиции, как указано в вакансии
- A текущее резюме, детализирующее опыт и образование
- Список не менее трех (3) профессиональных рекомендаций с текущей контактной информацией (приложенный или доступный для предоставления в момент собеседования)
Сделайте не прикрепляйте какие-либо документы, в которых есть фотографии или личная информация (номер социального страхования, год рождения и т.д.).
ЗАМЕТКА: Подавая эти материалы, вы подтверждаете, что вся информация является верной и точной. Состояние может проверить информацию. Любые недостоверные или вводящие в заблуждение сведения могут привести к исключению из числа кандидатов или увольнению при трудоустройстве. Резюме не заменяет выполнение раздела «краткое описание обязанностей» или дополнительных вопросов в заявке. Пожалуйста, не ссылайтесь на резюме для получения деталей, иначе ваша заявка может быть отклонена.
Возможность для всех: Комиссия по правам человека ценит наши различия и мы придерживаемся принципа равных возможностей в трудоустройстве и включаемой среды работы независимо от расы, религии, цвета кожи, места рождения, гражданства или статуса иммигранта, семейного положения (включая беременность, роды или связанные с ними медицинские условия), пола, сексуальной ориентации, идентичности пола, возраста, статуса инвалида, статуса военнослужащего, ветерана, отслужившего в армии, или военного статуса, статуса лица с наличием любого сенсорного, психического или физического недостатка, а также использование обученного собаки-поводыря или служебной собаки лицом с ограниченными возможностями или других применимых законно защищенных характеристик. Мы также рассматриваем квалифицированных кандидатов с судимостью, в соответствии с применимыми федеральными,州 и местными законами. Вы можете указать имя и место, которое хотите, чтобы мы использовали для обращения к вам, и мы уважим это, когда вы будете взаимодействовать с нашей организацией.
Контактная информация: Для вопросов по данной вакансии или для запроса разумной адаптации в процессе подачи заявки свяжитесь с Рэшел Вонн или напишите электронное письмо jobs@des.wa.gov.
Кандидаты, которые слышат слабо или глухие, могут звонить через службу Washington Relay Service, набирая 7-1-1 или 1-800-833-6388.SeattleRS Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
Assistant Director of Compliance and Administration
Who We Are:
Established in 1949 by the Washington State Legislature, the Washington State Human Rights Commission (WSHRC) is a state agency responsible for administering and enforcing the Washington Law Against Discrimination. Chapter 49.60 RCW is the WSHRC’s statutory authority. WSHRC enforces civil rights laws born from state and national civil rights movements.
Under the law, everyone has the right to be free from discrimination at work, in housing, in a public accommodation, or when seeking credit and insurance. Any individual who believes that he or she has been discriminated against based on protected class status may file a charge of discrimination with the WSHRC. We are a neutral fact-finding agency, and we are deemed "substantially equivalent" to the U.S. Department of Housing and Urban Development (HUD), and U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). WSHRC does not provide legal advice or advocacy services. Discrimination complaints must be filed within specific time limits, as established by law. Our legal authority comes from Chapter 49.60 RCW. Despite being a small agency (fewer than 50 employees), we serve all Washington residents.
Mission:
The mission of the Washington State Human Rights Commission (WSHRC) is to prevent and eliminate discrimination through the fair application of the law, the efficient use of resources, and the establishment of productive partnerships in the community.
To learn more about WSHRC, we invite you to explore our website.
About the Opportunity:The Assistant Director of Compliance and Administration reports directly to the agency’s Executive Director. The position is responsible for oversight and management of the day-to-day operations for two offices statewide: Olympia (the headquarters office), and a regional office in Spokane. The Assistant Director has direct supervision of the Administrative Service Manager, Administrative Services staff and the IT Systems Administrator Manager. The position in conjunction with the Executive Director is responsible for managing state budget allotments, approval of facility lease renewals and large equipment purchases. The position is responsible for the monitoring of annual federal funds for contracts (i.e. EEOC and HUD), interagency agreements, and memorandums of understanding.
The internal incumbent selected for this role will supervise eight (8) full-time direct reports.
(1) IT System Admin Manager
(1) Administrative Service Manager
(1) Data Consultant 2
(1) Customer Service Specialist 3
(2) Customer Service Specialist 2
(2) Office Assistant 1
This Assistant Director position is designated as critical in support of WSHR’s Continuity of Operations Plan (COOP) for emergency or disaster recovery. In accordance with guidance from the Washington State Office of Financial Management (OFM), this position supports agency continuity by overseeing essential administrative functions, maintaining IT infrastructure operations, and serving as the agency’s Human Resources liaison to ensure continuity of mission-essential services during emergencies or disasters.
Contact the recruiter: Rachel Vaughan via email rachel.vaughan@des.wa.gov and jobs@des.wa.gov and request the full job description.Duties
Some of the responsibilities associated with this position include:
Assures appropriate and optimum use of the organization’s resources and enhances the effectiveness of employees through timely appraisal and professional development opportunities
Maintains the highest standards of personal/professional and ethical conduct and supports the State’s interest in hiring and retaining a diverse workforce, consistent with the principles of equity
Implements short- and long-term planning strategies that support the agency’s mission, goals and objectives in relation to the priorities of government
Ensures compliance with state government and federal funding requirements and monitors ongoing operational effectiveness
Supervises IT management and all agency staff interface regarding implementation of effective systems to process work activity, including performance tracking measures for the investigative staff
Sets and implements priorities and accountability systems and methods
Provides guidance and oversight on case tasks in investigations
Engages with Investigations Enforcement Managers to update Complaint Questionnaires to provide the necessary information that the investigators need during the intake process
Works with FEMA and other state agencies to create a Continuity of Operations Plan (COOP) for agency
Prepares the agency’s readiness for Office of Financial Management (OFM) Engagement Survey mandates and process requirements
Serves as the primary point of contact for the agency regarding Your Washington, Executive Order compliance
Coordinates the implementation of the Procurement Inclusion & Equity (Pie) Program for the agency by updating the website regarding contract opportunities and tracking outreach events and vendor data
- Provides policy and management direction for agency operations and administration
- Researches, updates and formalizes content of all policies for Executive Director review and Collective Bargaining Agreement compliance
- Plans, leads, organizes and controls work performed by the organization
- Develops the agency’s strategic plan and monitors for accomplishment of objectives
- Provides leadership and oversight to quality improvement efforts, including investigation case age reduction, customer service, and staff training and recognition
- Decisions that require determining and communicating the vision and direction of the agency
- Priorities, goals and objectives, impacting operational systems and procedures, and the allocation of resources
- Issues that involve Assistant Attorney General legal guidance and strategy to determine which cases move forward for prosecution
- Legislative activities and directives, the monitoring of legislation interests that may potentially impact the agency
- The position in conjunction with the Executive Director is responsible for managing state budget allotments, approval of facility lease renewals and large equipment purchases
- The position is responsible for the monitoring of annual federal funds for contracts (i.e. EEOC and HUD), interagency agreements, and memorandums of understanding
Qualifications
Required Qualifications, Experience, Knowledge
Ways of meeting the requirements for this position must total eight (8) years' of experience.
[OPTION 1]
Eight (8) years’ working in a legal setting, creating administrative processes, policy drafting, instituting recruitment and hiring criteria, maintaining personnel files, managing multiple deadlines, maintaining confidentiality, and implementing performance management strategies. A demonstrated track record in operational, financial, legal/compliance, risk management responsibilities
[OPTION 2]
Associate’s degree emphasis on business, human resources, social or organizational behavior sciences or related field
AND
Six (6) years’ working in a legal setting, creating administrative processes, recruitment and hiring criteria, maintaining personnel files, managing multiple deadlines, implementing risk control measures in contracts and procurement, writing policies for data security, records management, and workplace safety
[OPTION 3]
Bachelor’s Degree with emphasis on business, human resources, social or organizational behavior sciences or related field
AND
Four (4) years’ working knowledge working in a legal setting, recruitment and hiring, maintaining personnel files, managing multiple deadlines, maintaining confidentiality and exercising sound judgment and grace under pressure
In addition to qualifying with one of the above options, internal applicants need to possess the following competencies:
Knowledge:
- Federal and state civil rights laws application
- Understanding of federal agencies and the contractual relationship with the WSHRC
- An understanding of the principles of state government including rules, policies and practices
- Experience with and understanding of labor relations, collective bargaining agreements and negations
- Experience with internal control standards for desk auditing of cash receipts, accounts payable, and human resources management
- Understanding of oversight and responsibility for identifying risk according to State Administrative and Accounting Manual (SAAM) principles and reporting standards
- Effective oral and written communication skills
- Effective team building skills, internally and with other state agencies, legislators and customers
- Ability to lead, coach and motivate staff
- Manage and prioritize agency operations in a timely, accurate and responsive manner
- Work and make decisions independently, but with judgment as to when to confer with higher authority
- Communicate complex issues and make recommendations to executive management
- Commitment to quality, diversity and public service values
Supplemental Information
How to Apply: Interested? We would love to hear from you! Click “Apply” at the top of this page to start your application. You can save the application and come back to it, if needed. Be sure to complete the application fully to include a full work history and responses to the supplemental questions.
Please provide the following documents in order to be considered; failure to do so may result in you not being considered for the position:
- A letter of interest, describing how you meet the qualifications for this position as outlined in the job posting
- A current resume, detailing experience, and education
- A current list of at least three (3) professional references with current contact information (attached or available to provide at the time of interview)
Do not attach any documents that include photos or private information (social security number, year of birth, etc.).
NOTE: By submitting these materials, you are indicating that all information is true and correct. The state may verify information. Any untruthful or misleading information is cause for removal from the applicant pool or dismissal if employed. A resume will not substitute for completing the “duties summary” section or supplemental questions of the application. Please do not “refer to resume” for detail, or your application may be disqualified.
Opportunity for All: The Human Rights Commission celebrates our differences and we are committed to a workplace that supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We will also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state and local laws. You are welcome to include the name and pronoun you would like to be referred to in your materials, and we will honor this as you interact with our organization.
Contact Information: For questions about this recruitment or to request a reasonable accommodation in the application process, contact Rachel Vaughan or email jobs@des.wa.gov.
Applicants who are deaf or hard of hearing may call through the Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6388.
