OFFICE ASSISTANT 3 - Walla Walla (WFSE Internal Transfer Only)

Тип занятости: Agency Internal Transfer - Permanent

SeattleRS Анализ вакансии

💡 Умное Резюме

Время чтения: 2 мин ▼

📄 Обзор Должности

Полная занятость должность Ассистента офиса 3 в Департаменте сообщественного исправительства в Валла Валла, штат Вашингтон, включает административную поддержку и операции в рамках программы внутреннего перераспределения WFSE. Кандидаты должны быть текущими постоянными сотрудниками DOC, ищущими только внутренние перераспределения.

📋 Основные Обязанности

Предоставление административной поддержки, включая управление документами и ведение записей.
Помощь в планировании и координации деятельности департамента.
Обработка корреспонденции и обеспечение коммуникации внутри отдела.
Управление запасами офисных материалов и обеспечение эффективности операций.
Помощь руководителю отдела с различными административными задачами по мере необходимости.

🛠 Требуемые Навыки

Технические Навыки

Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) Системы управления электронной почтой Программное обеспечение для управления запасами Базовое управление базами данных

Мягкие Навыки

Коммуникация Организация Внимание к деталям Решение проблем Коллаборация в команде

🎓 Квалификация

Опыт

Не указано явно, но подразумевает опыт в рамках DOC.

Сертификаты

Сертификат 1

⭐ Идеальный Кандидат

Идеальный кандидат — человек с сильным опытом в административных ролях, особенно в государственных учреждениях, демонстрирующий высокие организационные навыки, внимание к деталям и умение работать с Microsoft Office Suite и системами управления запасами. Он должен успешно справляться с коммуникацией и иметь доказательства улучшения операционной эффективности через активное решение проблем.

💬 Подготовка к Собеседованию

Расскажите о ситуации, когда вы управляли несколькими конкурирующими приоритетами, сохраняя высокую точность в управлении документами. Как вы обеспечили эффективную обработку всех задач?

Они хотят оценить ваши организационные навыки и способность справляться с сложными административными задачами под давлением.

Опишите конкретную ситуацию из вашего прошлого опыта, где вы успешно совмещали несколько задач, подчеркнув использование инструментов приоритезации и подход к сохранению точности и эффективности.

Как вы справитесь с ситуацией, когда запасы офисных материалов критически истощены и это влияет на операции?

Это проверяет ваши навыки решения проблем и способность поддерживать операционную эффективность через активное управление запасами.

Опишите ваш пошаговый подход к выявлению проблемы, коммуникации с поставщиками и внедрению системы, чтобы предотвратить будущие дефициты, подчеркивая ваше внимание к деталям и креативность.

Какой опыт у вас есть в планировании сложных собраний департамента и координации с несколькими заинтересованными сторонами?

Им нужно подтвердить вашу способность управлять коммуникацией и логистикой в контексте государственных учреждений.

Опишите конкретные примеры из предыдущих должностей, детализируя, как вы управляли конфликтами в расписании, коммуницировали с разными заинтересованными сторонами и обеспечивали выполнение всех логистических аспектов для успешных собраний.

💡 Советы по Подаче Заявки

Подчеркните ваш опыт в административных ролях в государственных агентствах, акцентируя внимание на управлении документами и задачах по планированию.
Количественно отобразите ваши достижения, например, сократите время задержки на 20% за счет эффективного управления записями и оптимизации процессов.
Включите ключевые слова вроде 'внутреннее перераспределение WFSE', 'Microsoft Office Suite', 'управление запасами', 'координация департамента', чтобы соответствовать описанию вакансии.
Измените резюме, чтобы подчеркнуть трансферные навыки, релевантные государственным операциям, с акцентом на межведомственное сотрудничество и соблюдение регуляторных стандартов.
В письме-сопровождении подчеркните ваше понимание конкретных потребностей и культуры государственного учреждения Валла Валла, выравнивая свои прошлый опыт с их целями.

🚀 Карьерный Путь

Эта должность может привести к возможностям роста, таким как переход на должность Старшего Ассистента офиса, перераспределение в руководящие роли в административных подразделениях или даже переход в специализированные роли, такие как Специалист по управлению записями или Административный Офицер в более широком государственном контексте.

AI Анализ: SeattleRS

Оригинальное описание вакансии

Описание

WFSE Секция 2 Дополнительная статья 4.7 Внутренний перевод

Секретарь отдела 3 (OA3) - Вакансия SJ02

Валла Валла – 113 - Валла Валла, штат Вашингтон

Отдел сообщества и реабилитации имеет постоянную вакансию секретаря отдела 3 (OA3). Эта должность, SJ02, находится в Валла Валла, штат Вашингтон, в подразделении 113.

Рабочий график для этой должности - понедельник по пятницу с 8:00 до 17:00. Рабочие часы определяются потребностями подразделения и находятся на усмотрении руководителя подразделения. Если вы сейчас работаете по альтернативному графику, пожалуйста, учтите, что эта должность может не соответствовать вашему графику. Для вопросов обращайтесь в отдел кадров.

Требования

В соответствии с Секцией 2 Дополнительной статьей 4.7 Дополнительной статьи Документа о коллективных переговорах (CBA) Washington Federation of State Employees (WFSE) 2025-2027, эта вакансия доступна только для кандидатов на внутренний перевод. Сотрудники, соответствующие следующим критериям, могут подать заявку:

Вы подаете заявку на перевод в соответствии со Секцией 2 Дополнительной статьей 4.7 Дополнительной статьи CBA WFSE.
Вы являетесь постоянным сотрудником DOC.
Вы сейчас обладаете постоянным статусом в должности, которую рекрутируют в этой вакансии.
Вы сейчас находитесь в должности, представляющей WFSE.

Дополнительная информация

Как подать заявку:

Если вы соответствуете вышеуказанным критериям и заинтересованы в переводе на эту должность, пожалуйста, отправьте заявку на: doceasttransferrequest@DOC1.WA.GOV. Пожалуйста, укажите номер вакансии и включите в заявку следующую информацию:

Полное имя
Номер персонального учета
Текущая должность и подразделение

Примечание по соглашению о коллективном договоре:

Если вы запросили перевод в соответствии с разделом 2 дополнительного соглашения статья 4.7 и отклонили предложение, вы не можете запросить другой перевод в соответствии с статьей 4.7 в течение 12 месяцев.
Если вы приняли перевод в соответствии с разделом 2 дополнительного соглашения статья 4.7 вы не имеете права запросить другой перевод в соответствии с этой статьей в течение 24 месяцев.

Для получения дополнительной информации или вопросов по этому предложению, пожалуйста, отправьте электронное письмо doceasttransferrequest@DOC1.WA.GOV.

SeattleRS Job Analysis

💡 Smart Summary

Reading time: 2 min ▼

📄 Position Overview

This full-time Office Assistant 3 position within the Community Corrections Division in Walla Walla, WA supports administrative tasks and operations under the WFSE Internal Transfer Program. Applicants must be current permanent DOC employees seeking internal transfers only.

📋 Key Responsibilities

Provide administrative support including document management and record keeping.
Assist with scheduling and coordination of departmental activities.
Handle correspondence and facilitate communication within the unit.
Maintain office supplies inventory and ensure operational efficiency.
Support unit supervisor with various administrative tasks as needed.

🛠 Required Skills

Technical Skills

Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) Email Management Systems Inventory Management Software Basic Database Management

Soft Skills

Communication Organization Attention to Detail Problem Solving Team Collaboration

🎓 Qualifications

Experience

Relevant experience within DOC is required.

⭐ Ideal Candidate

The ideal candidate is someone with robust experience in administrative support roles, particularly within governmental settings, demonstrating strong organizational skills, attention to detail, and proficiency with Microsoft Office Suite and inventory management systems. They should excel in communication and have a proven track record of enhancing operational efficiency through proactive problem-solving.

💬 Interview Preparation

Tell me about a time when you managed multiple competing priorities while maintaining high accuracy in document management. How did you ensure everything was handled efficiently?

They want to assess your organizational skills and ability to handle complex administrative tasks under pressure.

Provide a specific scenario from your past experience where you successfully juggled multiple tasks, highlighting your use of prioritization tools and your approach to maintaining accuracy and efficiency.

How would you handle a situation where office supplies were running critically low, impacting daily operations?

This tests your problem-solving skills and ability to maintain operational efficiency through proactive inventory management.

Describe your step-by-step approach to identifying the issue, communicating with suppliers, and implementing a system to prevent future shortages, emphasizing your attention to detail and resourcefulness.

What experience do you have with scheduling complex departmental meetings and coordinating with multiple stakeholders?

They need to verify your capability to manage communication and logistics effectively within a governmental context.

Provide concrete examples from your previous roles, detailing how you managed scheduling conflicts, communicated with diverse stakeholders, and ensured all logistical aspects were covered to achieve successful meetings.

💡 Application Tips

Highlight your experience specifically in administrative roles within government agencies, emphasizing document management and scheduling tasks.
Quantify your achievements, such as reducing backlog times by 20% through efficient record keeping and streamlined processes.
Include keywords like 'WFSE Internal Transfer', 'Microsoft Office Suite', 'Inventory Management', and 'Departmental Coordination' to align with the job description.
Customize your resume to showcase transferable skills relevant to government operations, focusing on cross-agency collaboration and compliance with regulatory standards.
In your cover letter, emphasize your understanding of the specific needs and culture of the Walla Walla government entity, aligning your past experiences with their goals.

🚀 Career Path

This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Senior Office Assistant, transitioning into supervisory roles within administrative units, or even moving into specialized roles like Records Management Specialist or Administrative Officer within the broader governmental framework.

AI Analysis by SeattleKR

Original Job Description

Description

WFSE Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 Internal Transfer Opportunity

Office Assistant 3 (OA3) - Position SJ02

Walla Walla – 113 - Walla Walla, WA

The Community Corrections Division has a permanent, full time Office Assistant 3 (OA3) opening available. This position, SJ02 is with the Walla Walla unit 113, in Walla Walla, WA.

The work schedule for this position is Monday through Friday, 8:00 am to 5:00 pm. Work hours are determined by unit needs and are at the discretion of the unit supervisor. If you are currently working an alternate work schedule, please be aware that this position may not be able to honor that schedule. For questions, please contact the Human Resource Office.

Qualifications

In accordance with Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 of the Washington Federation of State Employees (WFSE) 2025-2027 Collective Bargaining Agreement (CBA), this job opening is available to internal transfer candidates ONLY. Employees who meet the following criteria may apply:

You are requesting a transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 of the WFSE CBA.
You are a permanent DOC employee.
You currently hold permanent status in the job class being recruited for in this job posting.
You are currently in a position represented by WFSE.

Supplemental Information

How to Apply:

If you meet the criteria outlined above and are interested in transferring to this position, please submit a request to: doceasttransferrequest@DOC1.WA.GOV. Please reference the position number and include the following information in your request:

Full name
Personnel number
Current job title and work unit

Note, per the CBA:

If you requested transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 and you refused the offer, you cannot request another Article 4.7 transfer for 12 months.
If you have accepted a transfer under Section 2 Supplemental DOC Article 4.7 you are not eligible to request another transfer under this Article for 24 months.

For more information or questions about this opportunity, please email doceasttransferrequest@DOC1.WA.GOV.

Период подачи заявок

7дн. 09:30:37

Дата начала 7/6/2026 (Пн)

Крайний срок 7/8/2026 (Ср)

11:59 PM крайний срок

Подать заявку на сайте

Кликов по кнопке: 3

OFFICE ASSISTANT 3 — Walla Walla (WFSE Internal Transfer Only)