$3,936.00 - $5,213.00 Monthly

Office Assistant 3 — Pharmacy

Dept. of Corrections
Lacey, WA
Тип занятости: Full Time - Permanent

SeattleRS Анализ вакансии

Оригинальное описание вакансии

Описание

Office Assistant 3 - Pharmacy description image

Секретарь 3

Бизнес-офис Юго-западного региона

Лэйси, штат Вашингтон.

Часовая ставка: $22.62-$29.96

Ежемесячная ставка: $3,936.00-$5,213.00

Расписание: 7:00 до 15:30 (0700-1530), понедельник-пятница (выходные суббота и воскресенье)

 

Департамент коррекции штата Вашингтон ищет высокомотивированного и квалифицированного кандидата на должность Секретаря 3 в Бизнес-офисе Юго-западного региона, расположенного в Лэйси, штат Вашингтон.


Эта должность обеспечивает полноту и доступность медицинских записей, а также получение записей для обеспечения медицинского обслуживания в процессе содержания под стражей и после освобождения, что повышает шансы пациента на успешное возвращение в общество, напрямую способствуя миссии агентства по улучшению общественной безопасности через позитивное изменение жизней.


Миссия Департамента коррекции — 'улучшить общественную безопасность, положительно изменяя жизни'. Для дополнительной информации посетите наш сайт по адресу doc.wa.gov


ЗАВЕРШЕННЫЙ ПАКЕТ ПРИНЯТИЯ В КАДРОВЫЙ ОТДЕЛ ВКЛЮЧАЕТ:

  • Подробное резюме
  • Письмо-заявка, в котором выразите интерес к данной должности


Оценка заявок будет проводиться в течение всего процесса набора; право на предложение должности может быть использовано в любой момент в процессе набора. Кандидату выгодно подавать заявку как можно раньше. Этот набор может использоваться для заполнения нескольких постоянных или временных должностей.

Обязанности

Обработка медицинских записей: 

  • Проверка полученных записей – Заполните форму заказа, отметьте все записи, которые поступили по данному заказу, точно хронометрируйте прием полученных записей в OMNI с использованием кода Medical File Movement, включая количество полученных томов; следите за тем, чтобы получить все записи, уведомляя ведущего или руководителя или отправляя электронное письмо в Отдел записей; введите дату получения каждой записи в базу данных Access; разместите полученные записи на полке для обработки раскрытия; поместите каждый документ запроса в соответствующую папку для обработки. 
  • Передавайте файлы с записями о лечении от зависимости (BF) в Отдел восстановления от зависимости (SARU) при получении с CF/MF – Хронометрируйте прием BF в OMNI с использованием кода Records Issues. Упакуйте файлы безопасно в конверт; создайте этикетку с адресом, прикрепите этикетку к конверту; поместите конверт в исходящую почту для забора CMS; хронометрируйте движение BF в OMNI с использованием кода Records Issues. 
  • Возвращайте записи, когда они больше не нужны – После двух недель с момента раскрытия, проверьте, не было ли дополнительных запросов на раскрытие для каждой записи, и отправьте центральные и медицинские файлы (CF/MF) обратно в Центр государственных записей (SRC) и Отдел управления записями и информацией (RIMU); упакуйте архивные коробки в порядке штрих-кодов; создайте этикетку коробки для SRC или RIMU; безопасно склейте коробку скотчем с прикрепленной этикеткой; поместите коробку у внешней двери для забора Consolidated Mail Services (CMS); точно хронометрируйте возврат CF/MF в OMNI с использованием кодов Central File Movement и Medical File Movement, включая количество коробок по файлу при необходимости; отметьте в базе данных Access дату возврата для каждого CF/MF. 
  • Возвращайте записи в региональные офисы записей для архивирования – Проверьте и исследуйте электронный запрос, уведомите запросителя о любых записях, отсутствующих в Отделе; отметьте в базе данных Access записи, которые необходимо вернуть; распечатайте список записей из Access, которые необходимо вернуть; извлеките записи с полок, обеспечивая включение всех томов; поместите записи в архивные коробки в числовом порядке; создайте этикетку почтового адреса для офиса записей; безопасно склейте коробку скотчем с прикрепленной этикеткой, заполните CMS pink slip при необходимости отправки записей и прикрепите его к коробке; поместите коробку у внешней двери для забора CMS; хронометрируйте возврат в OMNI с использованием кода Medical File Movement, включая количество томов для записи; отметьте в базе данных Access дату отправки каждой записи; исследуйте хронометрии, чтобы убедиться, что запись поступила в региональный офис записей, удалите запись из Access, как только она прибыла, и следите за тем, чтобы не было пропущенных хронометрий. 
  • Отправьте запрошенные записи в учреждения – Проверьте и исследуйте электронный запрос, уведомите запросителя о любых записях, отсутствующих в Отделе; извлеките записи с полок; упакуйте записи в архивные коробки; создайте этикетку коробки с адресом для медицинских записей учреждения; безопасно склейте коробку скотчем с прикрепленной этикеткой, заполните CMS pink slip при необходимости отправки записей и прикрепите его к коробке; поместите коробку у внешней двери для забора CMS; хронометрируйте движение в OMNI с использованием кода Medical File Movement, включая количество томов; отметьте в базе данных Access дату отправки каждой записи; исследуйте хронометрии, чтобы убедиться, что запись поступила в медицинские записи учреждения, удалите запись из Access, как только она прибыла, и следите за тем, чтобы не было пропущенных или неправильно введенных хронометрий. 
  • Проведите аудит базы данных Access для повторно зачисленных лиц и отправьте записи в текущее учреждение – Исследуйте каждый DOC номер, указанный в таблице записей в OMNI; отметьте в базе данных Access те, которые были повторно зачислены в тюрьму; извлеките записи с полок; упакуйте записи в архивные коробки по каждому месту отдельно; создайте этикетки коробок с адресами, безопасно склейте коробку скотчем с прикрепленной этикеткой, заполните CMS pink slip при необходимости отправки записей и прикрепите его к коробке; поместите коробку у внешней двери для забора CMS; хронометрируйте движение в OMNI с использованием кода Medical File Movement; отметьте в базе данных Access дату отправки каждой записи; исследуйте хронометрии, чтобы убедиться, что запись поступила в указанное место, удалите запись из Access, как только она прибыла, и следите за тем, чтобы не было пропущенных или неправильно введенных хронометрий. 
  • Проверьте записи в Отделе медицинских записей, чтобы убедиться, что все были внесены в базу данных Access – Распечатайте таблицу записей из базы данных Access, проверьте хранящиеся полки на наличие каждой записи, отметьте любые расхождения, исследуйте расхождения, чтобы найти отсутствующие или лишние записи, обновите таблицу записей по мере необходимости, чтобы добавить неуказанные записи или удалить указанные, но более не находящиеся в Отделе, уведомите руководителя о любых расхождениях, которые невозможно исправить. 
  • Закажите записи, необходимые для раскрытия, по запросу руководителя или ведущего – Отправьте список каждому региональному офису записей, войдите в систему управления записями Secretary of State Records Center Management System (RCMS) и введите штрих-код и идентификаторы DOC для каждого CF/MF, необходимого для заказа, распечатайте списки, прикрепите список к запросам, заказанным из этого места, отметьте на каждом списке имя папки, в которую будет оформлен запрос на раскрытие, храните заказы в папке "Заказанные записи". 

Оказывайте помощь в удовлетворении потребностей в медицинских записях в других учреждениях по запросу:

  • Проведите исследование по каждому файлу нарушителя – Изучите OMNI Movements, чтобы правильно определить тип нарушения; точно хронометрируйте прием записей с использованием кода Medical File Movement и включите тип файла и даты зачисления; ведите соответствующую запись в базе данных CCP Access или в электронной таблице CCJ. 
  • Сканируйте и индексируйте записи CCJ и медицинские записи на границе округа в систему архивирования агентства – Сканируйте документы с помощью Multi-Function Device или сканера OnBase, проверьте читаемость каждой страницы, пересканируйте при необходимости; загрузите изображения в папку "sweep"; используйте OnBase Unity Client для индексации (кодирования) каждой страницы правильно, выполните проверку качества, чтобы убедиться, что все документы индексированы правильно; проверьте, чтобы все документы были доступны в OnBase, уничтожьте оригинальные документы после проверки, и хронометрируйте сканирование и уничтожение с использованием кода Medical File Movement с включением дат зачисления; удалите запись из электронной таблицы Excel.  
  • Подготавливайте неактивные записи для хранения в течение 30 дней после освобождения – Проверьте неотправленные разрозненные файлы, чтобы убедиться, что все документы включены в медицинскую запись; исследуйте OMNI Movements и хронометрии, чтобы убедиться, что все тома записи включены; упакуйте запись в конверты с указанием фамилии, имени, номера DOC, даты зачисления и выписки из записи; поместите этикетку на обложку конверта; напишите количество текущего тома и общее количество томов на каждом конверте, если использовано более одного конверта для хранения записи; создайте OMNI хронометрию для любого изменения номера тома с использованием кода Medical File Movement. 
  • Отвечайте на технические вопросы – Предоставьте инструкции по точному расположению медицинских записей; предоставьте инструкции по созданию точных хронометрий; предоставьте инструкции по CCP файлу по сравнению с CCJ файлом; предоставьте инструкции по правильному сканированию файлов нарушителей. 

Обработка неактивного интерфайлинга: 

  • Обработка разрозненных файлов, полученных от учреждений и региональных офисов записей – Проведите исследование, чтобы точно определить медицинскую запись с использованием OMNI Movements, хронометрии и дат проверки, получите штрих-код архива с помощью OFTS при необходимости; правильно отсортируйте документы в записях, находящихся в Отделе, направьте документы в учреждения и региональные офисы записей при необходимости с помощью внутренних конвертов или почтовых конвертов, заполните и прикрепите CMS pink slip при необходимости; правильно ведите запись документов в базе данных Access Interfiling для архивных записей, включая штрих-код архива, номер DOC, фамилию, инициал, AKA, если имя в OMNI отличается от имени на документе, дату освобождения, дату архивирования и дату уничтожения, правильно отсортируйте документы в шкафах для архивного интерфайлинга. 
  • Проверьте дополнительные тома и файлы CCP нарушителей – Хронометрируйте прием полученных записей/файлов в OMNI с использованием кода Medical File Movement, включая количество томов или даты зачисления; проведите исследование, чтобы точно определить медицинскую запись с использованием OMNI Movements, хронометрии и дат проверки, получите штрих-код архива с помощью OFTS при необходимости; направьте или верните том/файл в альтернативное место при необходимости; ведите запись о приеме в базе данных Access.
  • Закажите и обработайте записи для архивного интерфайлинга – Внесите CF/MF, которые необходимо заказать, в базу данных Access; войдите в систему Secretary of State RCMS и введите каждый CF/MF, который требуется; распечатайте заказ, прикрепите список к документам интерфайлинга, храните заказ в папке "Заказанные записи"; проверьте полученные заказанные записи, хронометрируйте прием CF/MF с использованием кодов Central File Movement и Medical File Movement; поместите документы, извлеченные из шкафов для архивного интерфайлинга, в медицинскую запись; прикрепите дополнительные тома медицинской записи к CF/MF; верните CF/MF в Центр государственных записей, хронометрируйте возврат CF/MF с использованием кодов Central File Movement и Medical File Movement; удалите записи из базы данных Access Interfiling для документов, которые были интерфайлингованы. 
  • Контролируйте базу данных Access Interfiling – При проверке CF/MF, полученных от SRC, ищите записи интерфайлинга в базе данных; прикрепите любые документы к запросу на раскрытие; удалите запись из базы данных. 
  • Создавайте новый электронный лист или базу данных при необходимости для обработки интерфайлинга.

Поддерживайте запасные товары:

  • Контролируйте и заказывайте запасы – используйте таблицу Excel для отслеживания наличия товара; заказывайте товары с учетом потребности, чтобы избежать нехватки; заказывайте дополнительные товары по запросу сотрудников других подразделений; уведомляйте сотрудников о предстоящем заказе, чтобы можно было включить любые дополнительные товары; завершите заказ в системе TRACKS E-Purchasing; отправьте заказ TRACKS на утверждение менеджеру аптеки и отдела записей о здоровье; распечатайте информацию о заказе (POIS), приложенную к подтверждению электронной почты, чтобы убедиться, что все товары получены. 
  • Получение заказов – сравните товары, полученные по накладной, с информацией в POIS, сохраните накладную; отправьте накладную (накладные) в раздел 3 Получения после получения всех товаров; обновите запасы в таблице Excel; сохраняйте документы в течение шести месяцев. 
  • Поддержание таблицы Excel – добавляйте товары по мере необходимости, включая номер товара из Office Depot и/или Pacific Office Solutions; удаляйте товары, которые больше не нужны; измените количество необходимых запасов, чтобы отразить типичное использование. 
  • Обеспечьте наличие распечатанных листов разделителей для медицинских записей – следите за количеством каждого типа листов разделителей; распечатывайте их по мере необходимости, используя суждение, чтобы обеспечить наличие распечатанных запасов для разборки записей и избежать нехватки. 
  • Создавайте новый электронный документ и/или базу данных при необходимости для отслеживания запасов и использования.

Другие обязанности по назначению: 

  • Проверяйте и обрабатывайте запросы на списки лекарств пациентов для обеспечения оперативного и качественного обслуживания – ищите местоположение и дату выпуска в системе OMNI Movements; войдите в систему CIPS Pharmacy, введите даты для получения информации, введите номер DOC пациента, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что включены выпускаемые лекарства, обновите даты, если это необходимо, выполните запрос на список выпускаемых лекарств, распечатайте или сохраните список в формате PDF; создайте Декларацию о раскрытии и сохраните как PF; объедините список лекарств и Декларацию о раскрытии в один PDF-файл с помощью Adobe Pro; ответьте на электронное письмо, если запрос был отправлен по электронной почте, и приложите PDF-файл со списком лекарств, уведомите запросчика, что это список лекарств для конкретной даты выпуска, зашифруйте электронное письмо перед отправкой; используйте eFax для отправки списка лекарств в ответ на запрос по факсу, создайте обложку факса, уведомите запросчика, что это список лекарств для конкретной даты выпуска, сохраните подтверждение в электронном файле Correspondence. 
  • Документирование раскрытия – введите запрос и раскрытие в SharePoint Health Records Disclosure Log, включая номер DOC пациента, полное имя, дату получения запроса, учреждение, получающее запрос, имя и место запросчика, если раскрытие было одобрено, причину запроса, информацию, раскрытую, количество страниц, дату завершения, способ предоставления документа, кто завершил раскрытие и время, потраченное на завершение раскрытия; документируйте на распечатанном запросе количество страниц, что было раскрыто, дата раскрытия, кто завершил раскрытие и подпись. 
  • Проверяйте и правильно назначайте запросы на публичные записи, размещенные на GovQA – ищите местоположение записи с помощью OMNI Movements, Chronos и Check Dates; назначьте по персоналу, указанному в инструкции Assigning Health Record Requests, в зависимости от ответственности за учреждение и имя/номер записи; убедитесь, что разрешения на запросы Disability Determination Services действительны, назначьте на подразделение, если это не так; назначьте ответы No Records на подразделение. 
  • Обработка запросов подразделения – правильно ведите учет запросов в базе данных Access, включая номер журнала, номер H GovQA, номер DOC, имя пациента, дату получения запроса, имя запросчика и местоположение записи; получите номер штрих-кода архива с помощью OFTS при необходимости; отметьте номер журнала, номер H, местоположение записи/номер штрих-кода и номер DOC на запросе; перечислите даты содержания/освобождения на запросе или отдельном документе, прикрепленном к запросу, чтобы помочь обеспечить полноту записи.

Требования

Обязательные требования: 

  • Действующий водительский удостоверение. 
  • Один год опыта в административной/офисной работе. 
  • Умение печатать не менее 40 слов в минуту. 
  • Общее знание и опыт работы с офисными машинами, включая персональный компьютер, ксерокс, факс-машину, многолинейный телефон и т.д. 
  • Демонстрируйте высокий уровень навыков работы с базовыми компьютерами и офисными приложениями. 
  • Средний уровень навыков работы с текстовым редактором и таблицами. 
  • Демонстрируйте навыки организации и управления временем. 
  • Работать в стрессовых условиях: Приспособляйтесь и эффективно справляйтесь со стрессом, возникающим в условиях высокой нагрузки и быстрого темпа работы. 
  • Многостороннее выполнение задач: Умение многозадачно работать, приоритизировать и завершать рабочие задания в условиях высокой активности и внимания к деталям. 
  • Политики и процедуры: Знайте, понимайте и последовательно демонстрируйте умение соблюдать все применимые политики, процедуры и руководства учреждения, связанные с содержанием и безопасностью. Оставайтесь в курсе изменений в политиках и процедурах. 
  • Уместное раскрытие информации: Поддерживайте конфиденциальность информации, полученной в ходе выполнения обязанностей, защищенной политикой Управления по делам коррекции и федеральными/штатными законами. Обеспечьте своевременное информирование руководителя о необходимых для знания вопросах; раскрывайте полную и точную информацию. 
  • Командный подход: Демонстрируйте командный подход к предоставлению отличного уровня обслуживания клиентов. Эффективно общайтесь внутри и вне организации. Содействуйте инклюзивности. 
  • Формирование позитивного настроя: Демонстрируйте открытость к постоянным изменениям в социальном и культурном составе рабочего места. Эффективно сотрудничайте с людьми разных взглядов, способностей, инвалидностью, рас, религий, возрастов, предпочтений образа жизни и социальных, этнических и культурных фонов. Уважительно признавайте различия людей и осознавайте их важность и ценность. Будьте культурно чувствительны и соответствующи. Уважайте и цените разнообразные культурные и традиционные фонды. 
  • Демонстрация ценностей учреждения 

 Желаемые квалификации:

  • Два года опыта в делопроизводстве.
  • Равнозначное образование/опыт.
  • Опыт работы в среде здравоохранения и знание медицинской терминологии предпочтительно.

Дополнительная информация

Миссия: Миссия Управления по делам коррекции – улучшать общественную безопасность, положительно меняя жизни.

Наша миссияРаботая вместе, мы делаем сообщества безопаснее.

Наше обязательство: Организовать безопасную и человеко-ориентированную систему исполнения наказаний и сотрудничать с другими для преобразования жизней и создания лучшего Вашингтона.


Наши основные ценности:


  1. Создавать среду, основанную на честности и доверии: Система исполнения наказаний ценит партнерство и доверие. Мы способствуем открытости и поддерживаем смелые разговоры. Мы привержены тому, чтобы делать то, что обещали, будучи ответственными и беря личную ответственность за свои действия.
  2. Уважительные и включительные взаимодействия: Система исполнения наказаний ценит людей, продвигая включительную и разнообразную среду, которая способствует безопасности. Мы уважаем, ценим и слушаем мнения, чувства и точки зрения наших заинтересованных сторон, а также учитываем влияние на тех, кого мы обслуживаем, а также на друг друга.
  3. Безопасность людей: Система исполнения наказаний верит в создание среды, которая ценит физическую, психологическую и эмоциональную безопасность и благополучие. Мы уважаем тех, кто способствует безопасности всех.
  4. Позитив в словах и действиях: В системе исполнения наказаний мы предполагаем позитивные намерения и верим, что есть общая потребность в лучшем результате. Мы постоянно демонстрируем позитивное поведение и всегда стараемся дать лучшее.
  5. Поддержка успеха людей: Система исполнения наказаний привержена нашему сообществу – пониманию людей, внедрению надежды, принятию изменений и предоставлению возможностей.


ВАЖНЫЕ ПОЯСНЕНИЯ:

  • DOC соответствует требованиям проверки трудовой непригодности для формы I-9, используемой при проверке трудовой непригодности для федеральной занятости. Выбранный кандидат должен быть в состоянии предоставить доказательства личности и права на работу в США, соответствующие требованиям этой формы. https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
  • DOC не использует E-Verify; следовательно, мы не имеем права предоставить опциональную практику обучения (OPT) в рамках STEM. Для получения информации посетите www.uscis.gov.
  • Пожалуйста, включите минимум три (3) профессиональных рекомендации вместе с вашим заявлением. Профессиональная рекомендация определяется как лицо, которое получало заработную плату за надзор за вашей работой и может подтвердить вашу производительность, технические навыки и профессиональные компетенции. Если у вас нет достаточного количества профессиональных рекомендаций, пожалуйста, включите непрофессиональных лиц, таких как преподаватели или другие профессиональные контакты.   


Пожалуйста, обратите внимание:  Номер телефона И адрес электронной почты обязательны для всех профессиональных рекомендаций.

  • Проведение проверки на наличие судимостей будет осуществлено до принятия на работу. Информация, полученная в ходе проверки, не обязательно исключит возможность трудоустройства, но будет учитываться при определении пригодности кандидата и его компетентности для выполнения обязанностей по данной вакансии.
  • Сотрудники могут работать напрямую с или рядом с лицами, находящимися в заключении, в потенциально опасной обстановке. Пожалуйста, учтите это, принимая решение о подаче заявки. 
  • Мы стремимся поддерживать безопасную рабочую среду без наркотиков и алкоголя, и наши сотрудники обязаны соблюдать все州 и федеральные законы. Может быть проведено предварительное тестирование на наркотики в рамках процесса отбора, и кандидаты, положительные на тестах на любые контролируемые вещества, будут исключены из рассмотрения. 
  • Oleoresin Capsicum (OC) — это аэрозольный перцовый спрей, предназначенный для самозащиты и/или снижения напряжения. Кандидатам с аллергическими реакциями или чувствительностью к перцу рекомендуется узнать о уровне воздействия, который они могут ожидать на этой должности. 
  • Уход за животными является распространенной частью большинства тюремных учреждений штата Вашингтон, включая программы с собаками и кошками. Кандидатам с аллергическими реакциями или чувствительностью к животным рекомендуется узнать о уровне воздействия, который они могут ожидать на этой должности.
  • Туберкулез (TB) является приоритетной проблемой для здоровья сотрудников DOC. Успешный кандидат может быть обязан предоставить действительный результат теста на туберкулез (Манту) в течение 60 дней с даты трудоустройства. При положительных результатах тестов также потребуется дополнительная информация, дополнительные тесты и лечение. Трудоустройство не зависит от результатов тестов.
  • Эта должность может быть представлена профсоюзом.
  • Требуется медицинская оценка по вопросу использования респиратора, тестирование соответствия, обучение и использование средств защиты дыхательных путей, как это предусмотрено стандартами штата Вашингтон по промышленной безопасности и охране труда. См. WAC 296-842 для получения дополнительной информации.  
  • Нужно уметь работать в ограниченных пространствах, поднимать ступени, ходить большие расстояния и часто поднимать до 30 фунтов. В редких случаях эта должность может требовать подъема или переноса до 50 фунтов и толкания до 100 фунтов. 
  • Степени, полученные за границей вне США, должны сопровождаться отчетом о квалификации, прикрепленным к вашему заявлению. Вы можете запросить необходимую оценку/документацию на www.wes.org и www.aice-eval.orgДо тех пор, пока не будет предоставлена эта документация, вы не будете выбраны для продолжения процесса найма.
  • Кандидаты, которым предложена работа в Департаменте коррекции, должны обладать разрешением на работу, которое не требует спонсирования работодателя для визы в настоящее время и в будущем.
  • Зарплата зависит от опыта и определяется в момент предоставления окончательного предложения о найме. 


Мы стремимся нанимать людей, обладающих ключевыми компетенциями в области разнообразия: 

Содействовать положительному настроению и открытости к постоянным изменениям в социальном и культурном составе рабочего места.


  • Эффективно взаимодействовать с людьми, имеющими различные взгляды, способности, инвалидность, расы, религии, возраст, предпочтения в образе жизни и социальные, этнические и культурные особенности.
  • Уважительно признавать различия людей и осознавать их важность и ценность.
  • Содействовать включению.
  • Быть культурно чувствительным и соответствующим.
  • Уважать и ценить разнообразные культурные традиции и происхождение.


Что Мы Предлагаем: 


Как сотрудник Департамента коррекции, ваше балансирование между работой и личной жизнью является приоритетом. Сотрудники штата Вашингтон получают одну из самых включительных и конкурентоспособных программ льгот в стране. Кроме того, к полисам медицинского, стоматологического и офтальмологического страхования для семьи, эти преимущества также могут включать:


  • До 25 оплачиваемых дней отпуска в год
  • 8 часов оплачиваемого времени на больничный в месяц
  • 12 оплачиваемых праздничных дней в год 
  • Солидный пенсионный план
  • Счета на оплату расходов (Flex Spending Accounts)
  • Помощь в уходе за детьми
  • Отложенные выплаты и многое другое!


Сотрудники штата являются членами системы пенсионного обеспечения штата Вашингтон (PERS). Новым сотрудникам предоставляется возможность выбрать между двумя пенсионными программами с вкладом работодателя. Для дополнительной информации посетите сайт Департамент пенсионных систем' сайт.

DOC является работодателем, предоставляющим равные возможности, и не дискриминирует на основании расы, религии, цвета кожи, национального происхождения, пола, семейного положения, сексуальной ориентации, идентичности пола, выражения пола, возраста, статуса ветерана, ветерана, информации о генетике или наличия любого сенсорного, психического или физического недостатка, а также использования обученного помощника-поводчика или служебного животного лицом с инвалидностью.

Для вопросов по данной вакансии или для запроса разумной адаптации в процессе подачи заявки, пожалуйста, отправьте электронное письмо lindsey.martinez@doc1.wa.gov или свяжитесь с нами по телефону 425-760-4485. Для услуг TTY, пожалуйста, позвоните в службу Washington Relay Service по телефону 7-1-1 или 1-800-833-6388.

SeattleRS Job Analysis

Original Job Description

Description

Office Assistant 3 - Pharmacy description image

Office Assistant 3

Southwest Region Business Office

Lacey, Washington.

Hourly Salary: $22.62-$29.96

Monthly Salary: $3,936.00-$5,213.00

Schedule: 7:00am-3:30pm (0700-1530) Monday-Friday (Saturday/Sunday off)

 

The Washington State Department of Corrections is seeking a highly motivated and qualified individual for the Office Assistant 3 position at the Southwest Region Business Office located in Lacey, Washington.


This position ensures patient records are complete and accessible and records are obtained to facilitate patient care during incarceration and after release, which increases the patient’s chances of succeeding upon reentry, directly contributing to the agency’s mission to improve public safety by positively changing lives.


The mission of the Department of Corrections is to 'improve public safety by positively changing lives. For additional information visit our website at doc.wa.gov


COMPLETED APPLICATION PACKET WILL INCLUDE:

  • A detailed resume
  • A cover letter outlining your interest in this position


Application assessment will be ongoing; the hiring authority reserves the right to offer the position at any time during the recruitment process. It’s the applicant's advantage to apply as early as possible. This recruitment could be used to fill multiple permanent or non-permanent positions.

Duties

Process health records: 

  • Check-in ordered records – Pull order form, note all records that have arrived for that order, accurately chrono reception of records received into OMNI using Medical File Movement code, to include number of volumes received; follow-up on any records not received by notifying Lead or Supervisor or emailing sending Records unit; enter date received for each record in Access database; place received records on shelf for disclosure processing; place each request paperwork in appropriate folder for processing. 
  • Forward substance abuse treatment records blue file (BF) to Substance Abuse Recovery Unit (SARU) when received with CF/MF – Chrono receipt of BF in OMNI using Records Issues code. securely package in envelope; create address label, affix address label to envelope; place in outgoing mail for CMS pickup; chrono BF movement in OMNI using Records Issues code. 
  • Return records when no longer needed – After two weeks post-disclosure, verify there is no additional disclosure request for each record and send central and medical files (CF/MF) back to State Records Center (SRC) and Records and Information Management Unit (RIMU); pack archive boxes in barcode number order; create SRC or RIMU address box label; securely tape box closed with address label attached; place box by exterior door for Consolidated Mail Services (CMS) pickup; accurately chrono return of CF/MF into OMNI using Central File Movement and Medical File Movement codes, include number of boxes per file when appropriate; check off return in Access database for each CF/MF. 
  • Return records to regional Records offices for archiving – Review and research emailed request, notify requester of any records not in Unit; note in Access database records to be returned; print Access list of records to be returned; pull records from shelves, ensuring all volumes are included; place records in archive boxes in numerical order; create Record office mailing label; securely tape box closed with address label attached, complete CMS pink slip when records require shipping and affix to box; place box by exterior door for CMS pickup; chrono return into OMNI using Medical File Movement code to include number of volumes for record; note in Access database date each record was sent out; research chronos to ensure receipt of record at the regional Records office, delete Access entry once arrived, follow-up if it appears any chronos are missing. 
  • Send requested records to facilities – Review and research emailed request, notify requester of any records not located in Unit; pull records from shelves; pack records in archive boxes; create address box label for facility Medical Records; securely tape box closed with address label attached, complete CMS pink slip when records require shipping and affix to box; place box by exterior door for CMS pickup; chrono movement in OMNI using Medical File Movement code, to include number of volumes; note in Access database date each record was sent out; research chronos to ensure receipt of record at facility Medical Records, delete Access entry once arrived, follow-up if it appears any chronos are missing or entered incorrectly. 
  • Audit Access database for readmitted individuals and send records to current facility – Research each DOC number listed in Records table in OMNI; note in Access database the ones that have been readmitted to prison; pull records from shelves; pack records in archive boxes for each location separately; create address box labels, securely tape box closed with address label attached, complete CMS pink slip when records require shipping; place box by exterior door for CMS pickup; chrono movement in OMNI using Medical File Movement code; note in Access database date each record was sent out; research chronos to ensure receipt of record at location, delete Access entry once arrived, follow-up if it appears any chronos are missing or entered incorrectly. 
  • Audit records at the Health Records Unit to ensure all have been entered into the Access database – Print Records table from Access database, search storage shelves for each record listed, note any discrepancies, research discrepancies to locate missing or extra records, update Records table as needed to add records not listed or remove records listed but no longer in Unit, notify supervisor of any discrepancies that cannot be rectified. 
  • Order records required for disclosure when requested by supervisor or lead – Email list to each regional Records office, log into Secretary of State Records Center Management System (RCMS) and enter barcode number and DOC identifiers for each CF/MF required, print lists, attach list to requests ordered from that location, note on each list folder name the disclosure request will be filed in, file orders in Records Ordered folder. 

Assist with health records needs at other facilities when requested:

  • Conduct research on each violator file received – Examine OMNI Movements to correctly identify type of violation; accurately chrono receipt of records using Medical File Movement code and include type of file and dates of admission(s); log appropriately into CCP Access database or CCJ Excel spreadsheet. 
  • Scan and index CCJ and County Boarder health records into agency imaging system – Scan documents using a Multi-Function Device or OnBase-dedicated scanner, verify legibility of each page, rescan as needed; upload image files to sweep folder; use OnBase Unity Client to index (code) each page correctly, perform quality assurance to ensure all documents are indexed accurately; verify all documents are viewable in OnBase, destroy original documents after verification, and chrono scanning and destruction using Medical File Movement code with dates of admission(s) included; delete file entry from Excel spreadsheet.  
  • Prepare inactive records for retention 30 days post-release – Inspect outstanding loose filing to ensure all documents are included in the health record; research OMNI Movements and Chronos to ensure all volumes of the record are included; package record in envelope(s) labeled with patient last name, first name, DOC number, and admission and discharge dates included in the record; place chart spine label on spine of envelope; write number of current volume and number of total volumes on each envelope if more than one used to house record; create OMNI Chrono for any change in volume number using Medical File Movement code. 
  • Answer technical questions – Provide direction on precisely locating health records; provide direction on creating accurate chronos; provide direction on CCP file vs. CCJ file; provide direction on correctly scanning violator files. 

Process inactive interfiling: 

  • Process loose filing received from facilities and regional Records offices – Conduct research to precisely locate health record using OMNI Movements, Chronos, and Check Dates, obtain archive barcode number using OFTS when required; appropriately file documents in records located at the Unit, forward documents to facilities and regional Records offices as necessary using interoffice or mailing envelopes, complete and affix CMS pink slip when required; correctly log documents for archived records into Access Interfiling database to include archive barcode number, DOC number, last name, first initial, AKA if OMNI name is different than name on document, release date, archive date, and destruction due date, accurately file documents in file cabinets for archived interfiling. 
  • Check in additional volumes and CCP violator files – Chrono reception of records/files received into OMNI using Medical File Movement code, to include number of volumes or admission dates received; conduct research to precisely locate health record using OMNI Movements, Chronos, and Check Dates, obtain archive barcode number using OFTS when required; forward or return volume/file to alternate location if needed; log receipt into Access database.
  • Order and process records for archived interfiling – Enter CF/MFs to be ordered into Access database; log into Secretary of State RCMS and enter each CF/MF required; print order, attach list to interfiling documents, file order in Records Ordered folder; check in ordered records, chrono receipt of CF/MF using Central File Movement and Medical File Movement codes; place documents pulled from file cabinets for archived interfiling in health record; attach extra volumes of health record to CF/MF; return CF/MF to State Records Center, chrono return of CF/MF using Central File Movement and Medical File Movement codes; delete Access Interfiling database entries of documents that have been interfiled. 
  • Monitor Access Interfiling database – When checking in CF/MFs received from SRC, search database for interfiling; attach any documents to disclosure request; delete entry in database. 
  • Create new spreadsheet and/or database when necessary to process interfiling.

Maintain supply stock:

  • Monitor and order inventory – Use Excel spreadsheet to track stock; order supplies using judgement to ensure stock does not run out; order additional items when requested by other unit staff; notify staff of impending order so any additional items can be included; complete order in TRACKS E-Purchasing System; send TRACKS order to Pharmacy and Health Records Operations Manager for approval; print Purchase Order Information Sheet (POIS) attached to confirmation email to help ensure all items are received. 
  • Receive orders – Compare packing slip and items received with POIS, retain packing slip; email packing slip(s) to Section 3 Receiving after all items have been received; update inventory in Excel spreadsheet; retain paperwork for six months. 
  • Maintain Excel spreadsheet – Add items as necessary, to include Office Depot and/or Pacific Office Solutions item number; remove items no longer needed; adjust number of stock needed to reflect amount typically used. 
  • Ensure printed health record divider sheets are stocked – Monitor amount of each type of divider sheet available; print when needed using judgement to ensure printed stock meets the needs for breaking down records and does not run out. 
  • Create new spreadsheet and/or database when necessary to track supplies and usage.

Other duties as assigned: 

  • Review and process requests for patient medication lists to assure timely, quality service – Research in OMNI Movements location and date of release; log into CIPS Pharmacy system, enter inclusive dates of information to pull, enter patient DOC number, view results to ensure release medications are included, update inclusive dates if needed, pull Release medication list, print or save list to PDF; create Disclosure Statement and save as PF; merge medication list and Disclosure Statement into one PDF file using Adobe Pro; reply to email if emailed request and attach medication list PDF file, notify requester it is a medication list for the specific release date, encrypt email before sending; use eFax to send medication list as response to faxed request, create fax cover sheet, notify requester it is a medication list for the specific release date, save confirmation in Correspondence electronic file. 
  • Document disclosure – Enter request and disclosure in SharePoint Health Records Disclosure Log to include patient’s DOC number, full name, date request was received, facility receiving request, requester name and location, if disclosure was authorized, reason for request, information disclosed, number of pages, date of completion, how document was provided, who completed the disclosure, and time spent completing disclosure; document on printed request number of pages, what was disclosed, date of disclosure, who completed the disclosure, and signature. 
  • Review and accurately assign public records requests posted to GovQA – Research location of record using OMNI Movements, Chronos, and Check Dates; assign to individual listed on instructions Assigning Health Record Requests based on facility and record name/number responsibility; ensure authorizations for Disability Determination Services requests are valid, assign to Unit if not; assign No Records responses to Unit. 
  • Process Unit requests – Correctly log requests into Access database, to include log number, GovQA H number, DOC number, patient name, date request receive, requester name, and record location; obtain archive barcode number using OFTS when required; note log number, H number, record location/barcode number, and DOC number on request; list dates of incarceration/release on request or separate document attached to request to help ensure record is complete.

Qualifications

Required Qualifications: 

  • Valid driver’s license. 
  • One year clerical/office experience. 
  • Ability to type a minimum of 40 words per minute. 
  • General knowledge and experience with office machines, including personal computer, copier, fax machine, mulit-line telephone, etc. 
  • Demonstrate proficiency in basic computer and office skills. 
  • Intermediate word processing and spreadsheet skills. 
  • Demonstrate organization and time management skills. 
  • Handle stressful environments: Adapt to and positively handle the stress of a high-paced work environment. 
  • Multi-task: Ability to multi-task, prioritize, and complete work assignments in a fast-paced, detail-oriented environment. 
  • Policies and procedures: Know, understand, and consistently demonstrate ability to follow all applicable agency policies, procedures, and guidelines related to custody and security. Stay current as policies and procedures change. 
  • Share information appropriately: Maintain confidentiality of information learned through position that is protected by Department of Corrections policy, and Federal and/or State law. Keep supervisor informed of need-to-know items; share complete and accurate information. 
  • Team player: Demonstrate team approach to providing excellent customer service. Communicate effectively both internally and externally. Promote inclusiveness. 
  • Foster a positive attitude: Demonstrate openness toward the ever-changing social and cultural makeup of the workplace. Work effectively with men and women of different perspectives, abilities, disabilities, races, religions, ages, lifestyle preferences, and social, ethnic, and cultural backgrounds. Respectfully acknowledge people’s differences and recognize these differences as important and valuable. Be culturally sensitive and appropriate. Respect and value diverse backgrounds and traditions. 
  • Demonstrate agency values 

 Desired Qualifications:

  • Two years of clerical experience.
  • Equivalent educations/experience.
  • Experience working in  a health services environment and knowledge of medical terminology is preferred.

Supplemental Information

Mission: The mission of DOC is to improve public safety by positively changing lives.

Our Vision: Working together for safer communities.

Our Commitment: To operate a safe and humane corrections system and partner with others to transform lives for a better Washington.


Our Core Values:


  1. Cultivate an environment of integrity and trust: Corrections values partnership and trust. We foster openness and support courageous conversations. We are committed to doing what we say we are going to do by being accountable and taking personal ownership in our actions.
  2. Respectful and inclusive interactions: Corrections appreciates and values individuals by promoting an inclusive and diverse environment, which encourages safety. We respect, value, and listen to the thoughts, feelings, and perspectives of our stakeholders and consider the impact on those we serve as well as each other.
  3. People's safety: Corrections believes in creating an environment that values physical, mental, and emotional security and well-being. We honor those who advance safety for all.
  4. Positivity in words and actions: At Corrections, we assume positive intentions and believe there is a shared desire for the best outcome. We consistently demonstrate positive behavior and always put forth our best effort.
  5. Supporting people's success: Corrections is committed to our community – understanding individuals, instilling hope, embracing change, and providing opportunities.


IMPORTANT NOTES:

  • DOC complies with the employment eligibility verification requirements for the federal employment eligibility verification form I-9. The selected candidate must be able to provide proof of identity and eligibility to work in the United States consistent with the requirements of that form. https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
  • DOC does not use E-Verify; therefore, we are not eligible to extend STEM-Optional Practice Training (OPT). For information, please visit www.uscis.gov.
  • Please include a minimum of three (3) professional references with your application. A professional reference is defined as an individual who has been paid to supervise your work and can attest to your work performance, technical skills, and job competencies.  If you do not have any or sufficient professional references, please include non-related professionals, such as educators or other professional associates.   


**Please note:  Phone number AND email address are required for all professional references.

  • A background check including criminal record history will be conducted prior to a new hire.  Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant’s suitability and competence to perform in the position.
  • Employees may work directly with or near incarcerated individuals in a potentially hazardous setting. Please consider this when deciding whether to apply. 
  • We are committed to maintaining a drug and alcohol-free work environment, and our employees are expected to comply with all state and federal laws. A pre-employment drug test may be administered as part of the selection process, and applicants who test positive for any controlled substances, will be disqualified from consideration. 
  • Oleoresin Capsicum (OC) is an aerosol pepper spray made available as a means of self-defense and/or de-escalation. Applicants with sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position. 
  • Animal care projects are a common component of most Washington State prisons, including dog and cat programs. Applicants with animal sensitivities or allergies are encouraged to ask about the level of exposure they could expect in this position.
  • Tuberculosis (TB) is a priority health issue for DOC employees. The successful candidate may be required to provide valid proof of a baseline TB skin test within 60 days from the date of hire. When positive tests result, further information, testing and treatment will also be required. Employment is not contingent upon test results.
  • This position may be represented by a bargaining unit.
  • Requires respirator medical evaluation questionnaire, fit testing, training, and use of respiratory protection as required by the WA Industrial Safety & Act standards. Refer to WAC 296-842 to learn more.  
  • Must be able to work in spaces, climb stairs, walk long distances, and frequently lift up to 30 pounds. Under rare circumstances this position may be required to lift or carry up to 50 pounds and push up to 100 pounds. 
  • Foreign equivalent degrees awarded outside the United States must have a credential evaluation report attached to your application. You may request the required evaluation/documentation from www.wes.org and www.aice-eval.org. Until this documentation is provided, you will not be selected to move forward in the hiring process.
  • Candidates who are offered a job with the Department of Corrections must possess work authorization that does not require sponsorship by the employer for a visa now or in the future.
  • Salary is based on experience and is determined at the time a final offer of employment is made. 


We are committed to hiring individuals who possess core diversity competencies: 

Foster a positive attitude and openness toward the ever changing social and cultural makeup of the workplace.


  • Work effectively with people of different perspectives, abilities, disabilities, races, religions, ages, lifestyle preferences and social, ethnic and cultural backgrounds.
  • Respectfully acknowledge people's differences and recognize these differences as important and valuable.
  • Promote inclusiveness.
  • Be culturally sensitive and appropriate.
  • Respect and value diverse backgrounds and traditions.


What We Offer: 


As an employee of the Department of Corrections, your work-life integration is a priority.  Washington State employees are offered one of the most inclusive and competitive benefits packages in the nation.  Besides comprehensive family insurance for medical, dental, and vision, these perks also may include:


  • Up to 25 paid vacations days a year
  • 8 hours of paid sick leave per month
  • 12 paid holidays a year 
  • Generous retirement plan
  • Flex Spending Accounts
  • Dependent Care Assistance
  • Deferred Compensation and so much more!


State Employees are members of the Washington Public Employees' Retirement System (PERS).  New employees have the option of two employer contributed retirement programs.  For additional information, check out the Department of Retirement Systems' web site.

DOC is an equal opportunity employer and does not discriminate on the basis of race, creed, color, national origin, sex, marital status, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, honorably discharged veteran, veteran status, genetic information, or the presence of any sensory, mental or physical disability or the use of a trained guide dog or service animal by a person with a disability.

For questions about this recruitment, or to request reasonable accommodation in the application process, please email lindsey.martinez@doc1.wa.gov or call us at 425-760-4485. For TTY service, please call the Washington Relay Service at 7-1-1 or 1-800-833-6388.

Период подачи заявок

7дн. 09:30:37
Дата начала 6/9/2026 (Вт)
Крайний срок 6/16/2026 (Вт)
11:59 PM крайний срок
Подать заявку на сайте
Кликов по кнопке: 3