SeattleRS Анализ вакансии
💡 Умное Резюме
Оригинальное описание вакансии
Описание
КОМИССИЯ ПО ЭЛЕКТРОЭНЕРГЕТИКЕ И ТРАНСПОРТУ ШЕТАНА
Уважение. Профессионализм. Надежность. Ответственность.
Специалист по архивному делопроизводству
(Специалист по программам 4)
Зарплата:
Для этой должности, уровень А составляет $63,252 в год, а уровень L — $82,872. Верхняя граница диапазона зарплат, уровень М, составляет $84,984, и обычно это уровень, связанный с продолжительностью работы. Все сотрудники достигают уровня М через шесть (6) лет после назначения на уровень L в своем постоянном диапазоне зарплат.
Рекрутинг открыт до 23:59 10 июня 2026 года. Первый этап рассмотрения заявок запланирован на 3 июня. Ваши интересы лучше всего соответствуют подаче заявки как можно скорее.
Комиссия по электроэнергетике и транспорту (UTC) оставляет за собой право принять решение о найме и/или закрыть или продлить этот рекрутинг в любой момент. Заявки на этот рекрутинг могут использоваться для заполнения аналогичных должностей, которые откроются в течение следующих 60 дней.
Возможность:
Комиссия по электроэнергетике и транспорту (UTC) ищет динамичного, внимательного к деталям лидера, который будет служить нашим следующим Специалистом по архивному делопроизводству (Специалист по программам 4) в отделе управления архивами. Это высоковостребованная должность, где вы будете формировать, как UTC управлять, защищать и предоставлять важную информацию обществу и лицам, принимающим решения. Вы будете вести нашу систему управления делами и портал электронной подачи документов, обеспечивать соблюдение Закона о публичных записях и Закона о процедуре администрации, а также отвечать за полный жизненный цикл архивных записей комиссии. От руководства сложных запросов на публичные записи до координации открытых публичных встреч, ваша работа напрямую поддерживает прозрачность, ответственность и доверие к государству.
Кроме управления системами и политиками, вы будете руководить и развивать квалифицированную команду по архивному делопроизводству, способствуя культуре точности, сотрудничества и непрерывного улучшения. Вы будете выступать в качестве основного представителя UTC в вопросах соблюдения правил архивного делопроизводства, сотрудничать с руководством для улучшения процессов и предоставлять обучение, повышающее понимание управления архивами на всей территории комиссии. Это возможность для человека, который чувствует себя комфортно на пересечении лидерства, системного мышления и государственной службы.
Гибридный формат:
Хотя это гибридная возможность, успешный кандидат должен проживать в штате Вашингтон и должен быть доступен для посещения головного офиса в Лэйси, штат Вашингтон пять (5) дней каждую вторую неделю.
Движение:
Внутреннее перемещение, в основном в пределах округа Тёрстон, может потребоваться для посещения обучения.
Наша миссия:
Защищать жителей Вашингтона, обеспечивая, чтобы услуги инвесторских утилит и транспорта были безопасными, справедливыми, доступными, надежными и обоснованно priced.
Видение:
Мы стремимся достичь справедливых и честных результатов для как потребителей, так и регулируемых компаний. Мы приоритетно делаем акцент на включении и принадлежности на рабочем месте.
Для получения дополнительной информации о наших льготах или работе в UTC, пожалуйста, посетите наш веб-сайт.
Что Мы Предлагаем Нашим Сотрудникам:
- UTC создает среду, в которой присутствует разнообразие, справедливость, включение и принадлежность, стремясь нанимать и удерживать персонал из сообществ, которые мы обслуживаем.
- Мы уделяем внимание здоровому балансу между личной и профессиональной жизнью; предлагаем гибкие графики работы, программы по улучшению здоровья и возможности мобильной/удаленной работы.
- Через государственный уровень нашим сотрудникам (и их семьям) предоставляются варианты медицинского, стоматологического, офтальмологического и базового страхования жизни.
- Мы предлагаем участие в государственных программах пенсионного обеспечения и план отложенных выплат.
- Полный и частичный работники имеют право на оплачиваемые праздники и один оплачиваемый личный праздник в календарный год.
Обязанности
Некоторые из того, что вы будете делать:
Среди разнообразного спектра обязанностей, связанных с данной ролью, сотрудник по делам будет:
- Управлять обработкой файлов и записей сотрудниками в процессах рассмотрения дел комиссией, включая передачу решений, уведомлений и писем, а также распределение всех поступающих исков.
- Проверять вводимые сотрудниками данные в системе управления делами, чтобы обеспечить их точность и соблюдение норм.
- Разрабатывать и поддерживать политики управления записями, связанные с системой управления делами и веб-порталом электронного подачи.
- Контролировать все действия сотрудников и обучение, связанное с управлением запасами записей, сроком хранения, извлечением и уничтожением официальных деловых файлов и других официальных записей.
- Помогать координаторам записей отдела выявлять, оценивать и, при необходимости, удалять или изменять уникальные графики хранения записей, чтобы обеспечить единообразие и согласованность графиков хранения.
- Выступать в качестве контактного лица с Министерством юстиции, Отделом архивов, обеспечивая соблюдение сотрудниками политики и процедур по делам государственного уровня.
- Предоставлять сотрудникам, находящимся под наблюдением, своевременные и содержательные оценки производительности и возможности профессионального развития.
- Реализовывать регулярные программы профессионального развития, обучения и командообразования.
- Обеспечивать, чтобы поддерживаемые документы по каждому пункту открытого повестки дня были размещены в SharePoint и распределены соответствующим образом, чтобы внутренние и внешние клиенты были осведомлены и имели доступ к документам, которые комитет будет рассматривать при рассмотрении пунктов на открытых заседаниях.
- Консультируйте и сотрудничайте с руководством комиссии по разработке или пересмотру политик и процедур открытых собраний и реализации новых процессов.
- Назначайте задачи по открытым собраниям и заседаниям в помещении для слушаний персоналу архивного центра по очереди.
- Независимо проверяйте, определяйте объем распределения среди сотрудников и обрабатывайте запросы на доступ к общественным записям средней и сложной сложности.
- Получайте сложные запросы на доступ к общественным записям в соответствии с политикой и процедурами агентства и WAC 480-04, Доступ к информации и записям, а также Закон о общественных записях.
Требования
Обязательные требования:
Опыт, необходимый для выполнения требований и желательных условий, может быть получен через личный опыт, волонтерскую деятельность, профессиональную работу или комбинацию этих вариантов.
Бакалаврская степень в области управления бизнесом, управления государственными делами, права, общественного здоровья, управления здравоохранением или смежной области.
И
Три (3) или более года опыта по координации или управлению любым из следующих:
- Законодательство, правила и стандарты о раскрытии информации штата Вашингтон.
- HIPAA или регуляторные требования; или Управление записями.
- Управление системой отслеживания или крупной базой данных.
- Составление корреспонденции и других квази-юридических документов.
ИЛИ
Пять (5) или более лет опыта по координации или управлению любым из следующих:
- Законодательство, правила и стандарты о раскрытии информации штата Вашингтон.
- HIPAA или регуляторные требования; или Управление записями.
- Управление системой отслеживания или крупной базой данных.
- Составление корреспонденции и других почти юридических документов.
- Руководство или надзор за командой.
Компетенции в области Диверситета, Равенства и Вовлечённости (DEI) (ожидаемые от всех сотрудников):
- Способность действовать, чтобы учиться и расти.
- Способность действовать, чтобы удовлетворять потребности других.
- Знание, понимание и обязательство в области Диверситета, Равенства и Вовлечённости (EDI).
- Самоосознанность.
- Формирование взаимовыгодных и доверительных стратегических партнёрских отношений.
- Вовлечённость и альянс в области Диверситета, Равенства и Вовлечённости (Inclusive Excellence & Allyship).
Основные компетенции UTC (ожидаемые от всех сотрудников):
- Ответственность
- Оценка успеха и улучшений
- Фокус на клиентов
- Фокус на результаты
- Коммуникативные навыки
- Адаптивность/Гибкость
- Саморазвитие
- Непрерывное улучшение процессов
Желаемый опыт, знания, навыки и способности:
Магистерская степень с основными изучениями в области управления бизнесом или смежной области или дополнительным опытом в оформлении форм и управлении записями.
- Опыт ведения команд в течение двух или более лет.
Знание и понимание GovQA. - Умение работать с программным обеспечением Microsoft Office на следующих уровнях: Средний уровень: Excel, Word, PowerPoint, SharePoint; Средний уровень: Outlook.
- Умение искать и запрашивать базы данных для исследования запросов.
- Опыт работы с принципами открытых встреч.
- Опыт работы с юридическими терминами и гражданским процессом.
Компетенции, специфические для вакансии:
- Доказанное знание принципов и практик архивирования и управления записями.
- Доказанное понимание и практическое знание Закона о общественных записях.
- Доказанное понимание и знание Закона об открытых общественных встречах и Закона о административных процедурах.
- Доказанная опыт работы с следующим программным обеспечением:
- MS Excel (или другое программное обеспечение для работы с таблицами) для создания, изменения, печати и форматирования таблиц, поиска и замены данных, работы с базовыми формулами и функциями; использование шаблонов, стилей, автоматического форматирования и нескольких листов; создание и обработка больших или сложных таблиц, использование сложных математических формул для расчета данных и связывание листов; импорт данных из других источников, фильтрация списков и создание и форматирование графиков и диаграмм.
- Программное обеспечение для работы с текстом, например, MS Word, для создания, форматирования, редактирования, просмотра предварительного просмотра, печати и сохранения документов; использование стандартных функций для выбора, редактирования, копирования, вставки, форматирования и проверки орфографии текста.
- Программы для электронной почты и календаря, такие как MS Outlook, для составления, отправки и ответа на электронные письма, а также координации расписаний и планирования встреч.
Дополнительная информация
ПОЛНОСТЬЮ прочтите следующую информацию:
- Эта вакансия охвачена правилами гражданского служащего, раздел 357 административного кодекса штата Вашингтон (WAC).
- RCW 80.01.020 ограничивает возможность UTC нанимать любого человека, который владеет акциями в любой компании, регулируемой UTC или иным образом финансово заинтересованной в такой компании. Такие интересы включают интересы супруга сотрудника.
- UTC не использует E-Verify; поэтому мы не имеем права предоставлять расширенную практику по STEM-Optional Practice Training (OPT). Для получения дополнительной информации посетите www.uscis.gov.
Как применить:
Хотите присоединиться к команде UTC? Нажмите кнопку "Применить" в верхней части, чтобы начать! Чтобы быть рассмотренным на следующем этапе отбора, убедитесь, что вы приложили следующие документы к своему заверенному заявлению:
- Сопроводительное письмо - описывающее, как вы соответствуете требованиям вакансии и почему вы считаете себя идеальным кандидатом.
- Резюме - детализирующее ваши соответствующие компетенции, опыт и образование.
- Справки - В качестве минимума, три (3) профессиональные справки с текущими телефонными номерами и адресами электронной почты должны быть включены в ваше заявление; одна (1) контактная информация ДОЛЖНА быть вашим текущим или наиболее недавним непосредственным руководителем.
Первичный отбор кандидатов будет исключительно на основании содержания и полноты материалов заявки, включая ответы, предоставляемые на «Дополнительный опросник», а также дополнительные материалы, поданные в рамках процесса подачи заявки.
Если вы просматриваете это набор вакансий на любом сайте, кроме www.careers.wa.gov, обратите внимание на название набора вакансий и подавайте заявку через официальный портал штата Вашингтон. Ваша заявка может быть принята неполной, если вы используете сторонний сайт. Если у вас возникнут технические трудности при создании, доступе или заполнении заявки, пожалуйста, звоните в NEOGOV по бесплатному телефону (855) 524-5627 или отправьте электронное письмо support@neogov.com.
ВНИМАНИЕ, указание «см. резюме» не заменяет заполнение раздела «опыт работы» или дополнительного опросника в пакете заявки и может привести к тому, что ваша подача будет отмечена как неполная.
Привилегии ветеранов:
Для получения информации о YesVets, пожалуйста, нажмите здесь.
Кандидаты, желающие заявить о привилегиях ветеранов, должны приложить к своей заявке копию отредактированного DD-214 (копия для члена 4), NGB 22 или подписанное письмо подтверждения службы от Управления по делам ветеранов США. Пожалуйста, закройте глаза на любые личные данные, такие как номер социального страхования. Для дополнительной информации свяжитесь с отделом кадров UTC по адресу humanresources@utc.wa.gov.
Все информация может быть проверена; может потребоваться дополнительная документация. Кандидаты могут быть отстранены от рассмотрения, если образование и/или опыт работы не включают информацию, необходимую для выполнения минимальных требований к вакансии.
UTC является работодателем, обеспечивающим равные возможности. Мы хотим убедиться, что у вас есть равные возможности для присоединения к нашей команде. Наше обязательство — обеспечить справедливое и равное обращение текущих и будущих сотрудников без учета возраста, пола (включая идентичность пола), расы, этнической принадлежности, инвалидности, сексуальной ориентации, статуса ветерана, семейного положения или религиозных или политических предпочтений.
Лица, которым требуется адаптация в процессе подачи заявки, могут связаться с рекрутером по телефону (360) 664-1134 или отправить электронное письмо в отдел кадров UTC по адресу humanresources@utc.wa.gov. Для услуги ТTY, пожалуйста, звоните в Washington Relay Service по телефону 7-1-1 или 1-800-833-6384.
Для получения дополнительной информации о UTC, пожалуйста, посетите:
www.utc.wa.gov, www.facebook.com/wautc
Государство Вашингтон:
http://access.wa.gov
SeattleRS Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
WASHINGTON UTILITIES AND TRANSPORTATION COMMISSION
Respect. Professionalism. Integrity. Accountability.
Agency Records Officer
(Program Specialist 4)
Salary Consideration:
For this position, Step A is $63,252 per year and Step L is $82,872. The high end of the salary range, Step M, is $84,984, and is typically a longevity step. All employees progress to Step M six (6) years after being assigned to Step L in their permanent salary range.
This recruitment is open until June 10, 2026, at 11:59pm. The first pull of applications is scheduled for June 3. It is in your best interest to apply as soon as possible.
UTC reserves the right to make a hiring decision and/or choose to close or extend this recruitment at any given time. Applications for this recruitment could be used to fill comparable positions that open within the next 60 days.
The Opportunity:
The Washington Utilities and Transportation Commission (UTC) seeks a dynamic, detail-oriented leader to serve as our next Agency Records Officer (Program Specialist 4) within the Records Management section. This is a high-visibility role where you’ll shape how the UTC manages, protects, and delivers critical information to the public and decision-makers. You’ll take the lead on our case management system and e-Filing Portal, ensure compliance with the Public Records Act and Administrative Procedure Act, and oversee the full lifecycle of commission records. From guiding complex public records requests to coordinating open public meetings, your work will directly support transparency, accountability, and trust in government.
In addition to managing systems and policies, you will lead and develop a skilled records team, fostering a culture of accuracy, collaboration, and continuous improvement. You will serve as the UTC’s primary liaison on records compliance, partner with leadership to refine processes, and deliver training that strengthens commission-wide understanding of records management. This is an opportunity for someone who thrives at the intersection of leadership, systems thinking, and public service.
Hybrid:
Although this is a hybrid opportunity, the successful incumbent must reside within Washington state and must be available to report to the Lacey, Washington headquarters building five (5) days every other week.
Travel:
Local travel, mostly within Thurston County, may be required to attend training.
Our Mission:
To protect the people of Washington by ensuring that investor-owned utility and transportation services are safe, equitable, available, reliable, and fairly priced.
Vision:
We strive to achieve equitable and fair outcomes for both consumers and regulated companies. We prioritize inclusion and belonging in the workplace.
For more information about our benefits or working at UTC, please visit our website.
What We Offer Our Employees:
- UTC fosters an environment of diversity, equity, inclusion and belonging, while striving to hire and retain a workforce from the communities we serve.
- We place importance on a healthy balance between personal and professional lives; offering flexible work schedules, wellness programs, and mobile/telework opportunities.
- Through the state, our employees (and their families) are offered options for medical, dental, vision and basic life insurance.
- We offer enrollment into the state retirement programs and a deferred compensation plan.
- Full-time and part-time employees are entitled to paid holidays and one paid personal holiday per calendar year.
Duties
Some of What You’ll Do:
Among the varied range of responsibilities held within this role, the records officer will:
- Manage staff’s processing of files and records in commission adjudicative proceedings, including serving orders, notices, and letters, and distributing all incoming pleadings.
- Review staff entries in the case management system to ensure accuracy and compliance.
- Develop and maintain records management policies related to the case management system and e-Filing Portal.
- Oversee all staff activities and training related to managing records inventory, retention, retrieval, and disposition of formal case files and other official records.
- Assist section records coordinators to identify, evaluate, and if appropriate, eliminate or change unique record retention schedules to ensure uniformity and consistency of retention schedules.
- Serve as point of contact with the Secretary of State, Archives Division, ensuring agency compliance with State records policies and procedures.
- Provide supervised staff with timely and meaningful performance evaluations and professional development opportunities.
- Implement regular professional development, training, and team building schedules.
- Ensure supporting documents for each item on the open meeting agenda are posted to SharePoint and distributed as appropriate so that internal and external customers are aware of, and have access to, documents the commission will consider when addressing the items at the open meetings.
- Advise and consult with commission leadership to develop or revise open meeting policies and procedures and implement resulting new processes.
- Assign open meeting and hearing room tasks to records center staff on a rotating basis.
- Independently review, determine extent of distribution to staff, and process moderate to complex public records requests.
- Receive complex requests for public records in compliance with agency policy and procedures and WAC 480-04, Public Access to Information and Records, as well as the Public Records Act.
Qualifications
Required Qualifications:
Experience for both required and desired qualifications can be gained through lived experience, volunteer experience, formal professional employment, or a combination.
A bachelor’s degree in business administration, public administration, law, public health, health administration, or a closely allied field.
AND
Three (3) or more years of experience coordinating or administering any of the following:
- Washington State public disclosure laws, rules, and standards.
- HIPAA or regulatory requirements; or Records Management.
- Administering a tracking system or large database.
- Drafting correspondence and other quasi-legal documents.
OR
Five (5) or more years of experience coordinating or administering any of the following:
- Washington State public disclosure laws, rules, and standards.
- HIPAA or regulatory requirements; or Records Management.
- Administering a tracking system or large database.
- Drafting correspondence and other quasi-legal documents.
- Leading or supervising a team.
Diversity Equity and Inclusion (DEI) Competencies (expected of all employees):
- The ability to take action to learn and grow.
- The ability to take action to meet the needs of others.
- EDI Knowledge, Understanding, & Commitment.
- Self-Awareness.
- Cultivating Mutually Beneficial and Trusting Strategic Partnerships.
- Inclusive Excellence & Allyship.
UTC Core Competencies (expected of all employees):
- Accountability
- Measuring Success and Improvement
- Customer Focus
- Results Focus
- Communication Skills
- Adaptability/Flexibility
- Self-Development
- Continuous Process Improvement
Desired Experience, Knowledge, Skills, & Abilities:
A master’s degree involving major study in business administration or a closely related field or additional experience in forms and records management.
- Two or more years of experience leading teams.
Knowledge and understanding of GovQA. - Computer software proficiency for the following Microsoft Office products: Intermediate level: Excel, Word, PowerPoint, SharePoint; Intermediate level: Outlook.
- Ability to search and query databases to research requests.
- Familiarity with Open Meetings principles.
- Familiarity with legal terms/civil procedure.
Position Specific Competencies:
- Demonstrated knowledge of archival and records management principles and practices.
- Demonstrated understanding and working knowledge of the Public Records Act.
- Demonstrated understanding and knowledge of the Open Public Meetings Act and Administrative Procedures Act.
- Demonstrated experience with the following computer software:
- MS Excel (or other spreadsheet software) to create, modify, print, and format spreadsheets, find and replace data, and work with basic formulas and functions; use templates, styles, auto-formats, and multiple worksheets; create and manipulate large or complex spreadsheets, use complex mathematical formulas to calculate data, and link worksheets; import data from other sources, filter lists, and create and format charts and graphs.
- Word processing software, such as MS Word, to create, format, edit, preview, print, and save documents; use standard functions to select, edit, copy, paste, format, and spellcheck text.
- Electronic communications and calendar programs, such as MS Outlook, compose, send, and respond to electronic mail, and coordinate schedules and schedule meetings.
Supplemental Information
READ THE FOLLOWING INFORMATION COMPLETELY:
- This position is covered under civil service rules, Title 357 of the Washington Administrative Code (WAC).
- RCW 80.01.020 limits the UTC's ability to employ any person who owns stock in any company the UTC regulates or is otherwise financially interested in such company. Such interests include those of an employee's spouse.
- UTC does not use E-Verify; therefore, we are not eligible to extend STEM-Optional Practice Training (OPT). For information, please visit www.uscis.gov.
How to Apply:
Interested in joining the UTC team? Click the Apply button at the top to begin! To be considered for further screening, ensure you attach the following documents to your completed application:
- Letter of Interest - describing how you meet the position qualifications and why you believe you are the ideal candidate.
- Resume - detailing your applicable competencies, experience and education.
- References - At minimum, three (3) professional references with current telephone numbers and email addresses must be included with your application; one (1) contact MUST be your current or most recent supervisor.
The initial screening of candidates will be solely based on the contents and completeness of the application materials, including answers provided to the ‘Supplemental Questionnaire’, along the additional application materials submitted as part of the application process.
If you are viewing this recruitment on any website other than www.careers.wa.gov, please note the recruitment title and apply through Washington state’s official portal. Your application may be received incomplete if using a third-party website. If you are having technical difficulties creating, accessing, or completing your application, please call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627 or email support@neogov.com.
NOTE, indicating ‘see resume’ will not substitute for completing the "work experience" section or supplemental questionnaire of the application packet and may result in your submission being marked incomplete.
Veterans Preference:
For information about YesVets, please click here.
Applicants wishing to claim Veterans Preference should attach to their application a copy of their redacted DD-214 (Member 4 copy), NGB 22, or signed verification of service letter from the United States Department of Veterans Affairs. Please blackout any personally identifiable data such as Social Security numbers. For further information, contact UTC Human Resources at humanresources@utc.wa.gov.
All information may be verified; additional documentation may be required. Candidates may be disqualified if the education and/or work experience does not include information used to meet the minimum qualifications of the job.
The UTC is an equal opportunity employer. We want to make sure you have an equal opportunity to join our team. Our commitment is making sure current and future employees are treated fairly and equally without regard to age, sex (including gender identity), race, ethnicity, disability, sexual orientation, veteran status, marital status, or religious or political affiliation.
Persons needing accommodation in the application process may contact the recruiter via telephone on (360) 664-1134 or email the UTC HR office at humanresources@utc.wa.gov. For TTY service, please call the Washington Relay Service on 7-1-1 or 1-800-833-6384.
For more information about the UTC, please visit:
www.utc.wa.gov, www.facebook.com/wautc
The State of Washington:
http://access.wa.gov
