HCLA CUSTOMER SERVICE SPECIALIST 2

Тип занятости: Full Time - Permanent

SeattleRS Анализ вакансии

💡 Умное Резюме

Время чтения: 3 мин ▼

📄 Обзор Должности

Роль Специалиста по обслуживанию клиентов 2 в HCLA в рамках Департамента социальных служб (DSHS) включает в себя поддержку как внутренних, так и внешних клиентов, обеспечивая высококачественное обслуживание вживую, по телефону и по электронной почте, разрешение вопросов и обеспечение доступа к услугам агентства. Эта должность акцентирует внимание на сильных коммуникативных навыках, организационных способностях и соблюдении конфиденциальности в поддерживающей среде команды.

📋 Основные Обязанности

Отвечать на общие вопросы и разрешать жалобы и запросы клиентов
Приветствовать гостей, координировать пространство офиса и управлять календарем
Отвечать на звонки профессионально, направляя звонящего в нужное место
Отвечать на электронные письма и голосовые сообщения от клиентов и заинтересованных сторон
Помогать клиентам с интерпретацией форм и процедур агентства
Поддерживать положительные отношения с другими агентствами и организациями
Управлять сложными проектами, включая системы учета записей

🛠 Требуемые Навыки

Технические Навыки

Microsoft Office Applications (Word, Excel, Outlook) Email and Calendar Management Systems Phone System Operation Database Management (Manual or Electronic Records) Data Entry and Proofreading Basic Computer Skills

Мягкие Навыки

Отличные коммуникативные навыки Ориентация на обслуживание клиентов Решение проблем Адаптивность Конфиденциальность Сотрудничество Культурная осведомленность

🎓 Квалификация

Образование

Среднее профессиональное образование или бакалавриат

Опыт

3 года опыта в обслуживании клиентов (при среднем профессиональном образовании) или 1 год (при бакалавриате)

⭐ Идеальный Кандидат

Идеальный кандидат — это профессионал, внимательный к деталям, обладающий сильными навыками обслуживания клиентов, доказанным опытом в управлении запросами и жалобами клиентов, а также высокой степенью знаний в приложениях Microsoft Office. Он успешно работает в условиях многозадачности, демонстрируя отличные коммуникативные и навыки решения проблем, чтобы обеспечить плавное взаимодействие с клиентами и эффективную работу в офисе.

💬 Подготовка к Собеседованию

Расскажите о случае, когда вам пришлось эффективно разрешить сложную жалобу клиента. Как вы это сделали?

Они хотят оценить ваши навыки решения проблем, способность сохранять спокойствие при стрессе и эффективность в коммуникации с клиентами.

Опишите конкретную ситуацию, в которой вы выявили проблему, активно коммуницировали с клиентом, реализовали решение и провели обратную связь, чтобы обеспечить удовлетворенность.

Как вы справитесь с ситуацией, когда несколько клиентов одновременно ищут помощь, что может перегрузить ваш график?

Это проверяет ваши навыки организации, способность к приоритезации и возможность эффективно управлять несколькими задачами в условиях ограниченного времени.

Опишите подход к триажу, использование инструментов, таких как календари и списки задач, и стратегии делегирования или управления звонками, чтобы обеспечить своевременные ответы всем клиентам.

Какой опыт у вас есть в управлении базами данных или электронными записями, связанными с ролью в обслуживании клиентов?

Они хотят проверить ваши технические навыки в управлении системами управления данными, важными для взаимодействия с клиентами и административных задач.

Представьте конкретные примеры из предыдущих должностей, где вы управляли базами данных клиентов, обеспечивали точность данных или использовали системы электронных записей для упрощения процессов.

💡 Советы по Подаче Заявки

Подчеркните ваш опыт в обработке запросов клиентов и разрешении жалоб, акцентируя внимание на количественных результатах, таких как сокращение времени разрешения жалоб или увеличение показателей удовлетворенности клиентов.
Количественно отобразите свои достижения в предыдущих должностях, используя метрики, такие как 'сокращение времени обработки на 20%' или 'увеличение скорости ответа на электронную почту на 30%'.
Включите ключевые слова, такие как 'обслуживание клиентов', 'знание Microsoft Office', 'управление календарем' и 'ввод данных', чтобы соответствовать требованиям описания вакансии.
Измените резюме, чтобы подчеркнуть релевантный опыт в государственных или общественных службах, если это применимо, акцентируя внимание на переносимых навыках и обязанностях, указанных в описании вакансии.
В письме-резюме подчеркните ваше увлечение общественной службой и способность адаптироваться к структурированным средам, предоставив контекст о том, как ваш опыт соответствует миссии и ценностям агентства.

🚀 Карьерный Путь

Эта должность может привести к возможностям роста, таким как переход к должности старшего специалиста по обслуживанию клиентов, переход в руководящую должность, например, в должность лидера команды, или продвижение в специализированные должности, такие как аналитик политики в рамках агентства, в зависимости от дополнительного обучения и опыта.

AI Анализ: SeattleRS

Оригинальное описание вакансии

Описание

ДШС ХКЛА – Специалист по обслуживанию клиентов 2

Присоединяйтесь к нашей команде в качестве Специалиста по обслуживанию клиентов 2 в Администрации по жилью и сообществу (ХКЛА), обслуживающей Обслуживание сообщества с интеллектуальными нарушениями (ООИС) в офисе в Эверетте. Этот пост находится в офисе, предоставляя поддержку по обслуживанию клиентов лично, по телефону и электронной почте как внутренним, так и внешним клиентам. Работник будет работать как самостоятельно, так и в сотрудничестве с командой, чтобы помочь людям и семьям ориентироваться в заявках и процессах агентства для получения услуг. Вы сыграете важную роль в поддержке клиентов, разрешая сложные вопросы и проблемы, а также связывая людей с партнерами сообщества и ресурсами по всей территории. Эта роль обеспечивает стабильное и высококачественное предоставление услуг, чтобы гарантировать и поддерживать плавное и отзывчивое функционирование офиса.

Некоторые из ваших задач:

Обрабатывать общие вопросы и помогать в разрешении жалоб, запросов и проблем по обслуживанию клиентов
Приветствовать посетителей в офисе и направлять их к соответствующему сотруднику, залу для встреч или офису
Организовывать пространство для встреч в здании и офисе, а также поддерживать календари
Отвечать на многоканальную телефонную систему, направляя звонки соответствующим сотрудникам в вежливом и профессиональном стиле
Отвечать на электронные письма и сообщения на автоответчике от клиентов, сотрудников и других заинтересованных сторон
Предоставлять помощь населению, клиентам, поставщикам услуг и пользователям в интерпретации форм, буклетов и объяснении правильных процедур для получения услуг агентства
Обеспечивать поддержание положительных рабочих отношений с другими регионами, агентствами или организациями
Выполнять различные сложные проекты и задания, включая установление и изменение систем хранения данных (включая файлы баз данных)
Высокие организационные навыки с вниманием к деталям, включая ввод данных, редактирование и управление записями
Предоставлять поддержку и резервное копирование для Специалиста по обслуживанию клиентов 3

Желаемые навыки, знания и способности:

Отличные навыки обслуживания клиентов в быстроразвивающейся среде
Умение эффективно общаться с руководством, коллегами, клиентами и общественностью, как требуется для выполнения обязанностей поставленной должности
Умение передавать информацию устно и письменно так, чтобы другие понимали и могли помочь клиентам в заполнении необходимых форм
Обязательно владеть компьютером и приложениями Microsoft Office
Умение работать в многодисциплинарной команде
Умение защищать чувствительную и конфиденциальную информацию и документы, а также соблюдать конфиденциальность в отношении информации клиентов
Опыт управления конкурирующими приоритетами и информирования ключевых сотрудников агентства о проблемах клиентов, окружающей среды и личных вопросах
Умение выявлять проблемы серьезного или чувствительного характера, которые необходимо сообщить в цепочку командования
Умение быть гибким, адаптироваться к изменениям и уважать различия в мнениях и ценностях
Позиция требует приверженности развитию культурного осознания и разнообразия, а также поддержания уважительного взаимодействия со всеми людьми, включая тех, кто имеет интеллектуальные ограничения

Кто должен подать заявку?
Мы ищем профессионалов, соответствующих хотя бы одному из следующих критериев:

Среднее профессиональное образование и три (3) года опыта по оказанию помощи клиентам в разрешении жалоб или проблем

ИЛИ

Бакалавриат и один (1) год опыта по оказанию помощи клиентам в ответах на запросы, жалобы или проблемы

ИЛИ

Эквивалентный опыт по оказанию помощи клиентам в ответах на запросы, жалобы или проблемы

Дополнительная информация:

График работы: 8:00 AM - 5:00 PM, понедельник по пятницу
Сотрудники Снохомишского округа имеют право получать карту Orca для транспортных нужд.

Готовы начать rewarding карьеру? Подайте заявку сегодня!
Вместе с вашим заявлением, пожалуйста, включите:

Обновленный резюме
Три профессиональных рекомендации с контактной информацией

Вопросы?
Пожалуйста, свяжитесь с рекрутером DSHS Петером Бонато по адресу peter.bonato@dshs.wa.gov и укажите номер вакансии #03771.

Визия Департамента социальных и здравоохранительных услуг (DSHS), что люди находят социальные услуги, чтобы формировать собственную жизнь, требует от нас объединяться с чувством принадлежности, общего цели, общих ценностей и значимой работы. Крайне важно для нашей агентства, чтобы вы привносили в свою работу с DSHS справедливость, доступность и обязательство по социальной справедливости. Мы стремимся поддерживать всех жителей Вашингтона, включая чернокожих, индейцев, и людей цвета кожи, людей с физическими, поведенческими и интеллектуальными расстройствами, пожилых людей, LGBTQIA+, иммигрантов и беженцев, а также семьи, строящие финансовую стабильность.

Дополнительная информация

До найма сотрудника может быть проведена проверка на наличие судимости. Информация из проверки не обязательно исключает возможность трудоустройства, но будет учитываться при определении пригодности и компетентности кандидата для выполнения работы. Это объявление может использоваться для заполнения нескольких вакансий. Сотрудники, использующие автомобили для служебных целей, должны иметь действующий водительский удостоверение. Сотрудники, использующие личный автомобиль для служебных целей, должны иметь страховку гражданской ответственности на личном автомобиле.

Департамент социальных и здравоохранительных услуг штата Вашингтон является работодателем, обеспечивающим равные возможности, и не дискриминирует в любом аспекте трудоустройства, его программ и услуг на основании возраста, пола, сексуальной ориентации, пола, гендерной идентичности/выражения, семейного статуса, расы, религии, цвета кожи, национального происхождения, религии или верований, политической принадлежности, статуса военнослужащего, военнослужащего, ветерана, отслужившего в период Вьетнамской войны, недавно уволенного или другого защищенного статуса ветерана, наличия любого сенсорного, психического или физического недостатка, или использования собаки-поводчика или служебной собаки лицом с инвалидностью, равной оплаты или генетической информации. Лица, которым требуется адаптация в процессе подачи заявки или в этом объявлении в альтернативной форме, могут связаться с рекрутером по телефону (360) 725-5810. Кандидаты, которые глухие или имеют слабое слух, могут позвонить через службу Washington Relay Service, набрав 7-1-1 или 1-800-833-6384.

E-Verify® является зарегистрированным товарным знаком Министерства внутренних дел США

SeattleRS Job Analysis

💡 Smart Summary

Reading time: 2 min ▼

📄 Position Overview

The Customer Service Specialist 2 role at HCLA within DSHS supports both internal and external customers by providing high-quality in-person, phone, and email customer service, resolving inquiries, and facilitating access to agency services. This position emphasizes strong communication, organizational skills, and confidentiality in a supportive team environment.

📋 Key Responsibilities

Field general questions and resolve client complaints and inquiries.
Greet visitors, coordinate office space, and manage calendars.
Answer phone calls professionally, directing callers appropriately.
Respond to emails and voicemails from clients and stakeholders.
Assist clients with interpreting forms and agency procedures.
Maintain positive relationships with other agencies and organizations.
Manage complex projects including record keeping systems.

🛠 Required Skills

Technical Skills

Soft Skills

Excellent Communication Customer Service Orientation Problem Solving Adaptability Confidentiality Collaboration Cultural Awareness

🎓 Qualifications

Education

Associate's degree or Bachelor’s degree

Experience

3 years of customer service experience (Associate's) or 1 year (Bachelor’s)

⭐ Ideal Candidate

The ideal candidate is a detail-oriented professional with robust customer service skills, proven experience in managing client inquiries and complaints, and strong proficiency in Microsoft Office applications. They excel in multitasking environments, demonstrating excellent communication and problem-solving abilities to ensure smooth client interactions and efficient office operations.

💬 Interview Preparation

Tell me about a time when you had to resolve a complex client complaint efficiently. How did you handle it?

They want to assess your problem-solving skills, ability to remain calm under pressure, and effectiveness in client communication.

Provide a specific scenario where you identified the issue, communicated proactively with the client, implemented a solution, and followed up to ensure satisfaction.

How would you handle a situation where multiple clients are seeking assistance simultaneously, potentially overwhelming your schedule?

This tests your organizational skills, prioritization abilities, and capacity to manage multiple tasks efficiently under time constraints.

Describe your triage approach, use of tools like calendars and task lists, and strategies for delegating or managing calls effectively to ensure timely responses to all clients.

What experience do you have with managing databases or electronic records relevant to customer service roles?

They need to verify your technical skills in handling data management systems crucial for client interactions and administrative tasks.

Give concrete examples from previous roles where you managed client databases, ensured data accuracy, or utilized electronic records systems to streamline processes.

💡 Application Tips

Highlight your experience handling client inquiries and resolving complaints, emphasizing quantifiable outcomes such as reduced complaint resolution time or increased client satisfaction scores.
Quantify your achievements in previous roles, using metrics like 'decreased turnaround time by 20%' or 'increased email response rates by 30%'.
Include keywords like 'customer service', 'Microsoft Office proficiency', 'calendar management', and 'data entry' to align with the job description requirements.
Customize your resume to showcase relevant experience in government or public service settings, if applicable, emphasizing transferable skills and duties similar to those listed in the job posting.
In your cover letter, emphasize your enthusiasm for public service and your ability to adapt to structured environments, while providing context on how your background aligns with the agency’s mission and values.

🚀 Career Path

This position can lead to advancement opportunities such as becoming a Senior Customer Service Specialist, transitioning into a supervisory role like a Team Leader, or progressing into specialized roles like Policy Analyst within the agency, depending on additional training and experience.

AI Analysis by SeattleKR

Original Job Description

Description

DSHS HCLA– Customer Service Specialist 2

Join our team as a Customer Service Specialist 2 with the Home and Community Living Administration (HCLA), serving Developmental Disabilities Community Services (DDCS) in the Everett field service office. This position is in-office only, providing customer service support in person and via phone and email to both internal and external customers. The incumbent will work both independently and collaboratively with a dedicated team to help individuals and families navigate applications and agency processes to access services. You will play an important role in supporting clients by resolving complex inquiries and concerns and connecting people to community partners and resources across the region. This role provides consistent, high-quality service delivery to ensure and maintain smooth and responsive office operations.

Some of what you'll do:

Field general questions and assist in resolving client complaints, inquiries, and customer service issues
Greet visitors to the office and refer to the appropriate, staff, meeting room, or office
Coordinate building and office meeting room space and maintain calendars
Answer multiple line phone system, directing callers to appropriate staff in a courteous and professional manner
Respond to email and voicemail messages from clients, staff, and other stakeholders.
Provide the public, clients, providers, and customers with assistance interpreting forms, pamphlets, and explaining the proper procedures to access agency services
Ensure positive working relationships are maintained with other regions, agencies, or organizations
Carry out a variety of complex projects and assignments including establishing and revising electronic or manual record keeping systems (including database files)
Strong organizational skills with attention to detail, including data entry, proofreading, and records management
Provide backup and support to the Customer Service Specialist 3

Desired skills, knowledge, and abilities:

Excellent customer service skills in a fast-paced environment
Ability to effectively communicate with management, peers, clients, and the public as required to carry out the assigned duties of the position
Ability to communicate information both orally and in writing so others will understand and help assist clients in completing required forms
Must be proficient at using the computer and Microsoft Office applications
Ability to work collaboratively in a multi-disciplinary team setting
Ability to safeguard sensitive and confidential information and documents and maintain confidentiality regarding client information
Experience in managing competing priorities and keeping key agency personnel notified as to client issues, environment issues, and personal issues
Ability to identify issues of a serious or sensitive nature that need to be reported to supervisor chain of command
Ability to be flexible, adapt to change and respect differences in opinion and values
Commitment to fostering cultural awareness and diversity, and maintaining respectful engagement with all individuals, including those with intellectual disabilities

Who should apply?
We’re looking for professionals who meet one of the following:

Associates degree and three (3) years of experience assisting customers to resolve complaints or problems

A Bachelor’s degree and one (1) year of experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems

Equivalent experience assisting customers regarding inquiries, complaints, or problems.

Additional information:

Work schedule: 8:00 AM - 5:00 PM, Monday through Friday
Snohomish County employees are eligible to receive an Orca Card for transportation needs.

Ready to start a rewarding career? Apply today!
Along with your application, please include:

An updated resume
Three professional references with contact information

Questions?
Please reach out to DSHS Recruiter Peter Bonato at peter.bonato@dshs.wa.gov and reference job number #03771.

The Department of Social and Health Services’ (DSHS) vision that people find human services to shape their own lives requires that we come together with a sense of belonging, common purpose, shared values, and meaningful work. It is crucial to our agency’s vision that you bring a fairness, access, and social justice commitment to your work with DSHS. We strive to support all Washingtonians, including Black, Indigenous, and People of Color, people with physical, behavioral health, and intellectual disabilities, elders, LGBTQIA+ individuals, immigrants and refugees, and families building financial security.

Supplemental Information

Prior to a new hire, a background check including criminal record history may be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competence to perform in the job. This announcement may be used to fill multiple vacancies. Employees driving on state business must have a valid driver's license. Employees driving a privately owned vehicle on state business must have liability insurance on the privately owned vehicle.

Washington State Department of Social and Health Services is an equal opportunity employer and does not discriminate in any area of employment, its programs or services on the basis of age, sex, sexual orientation, gender, gender identity/expression, marital status, race, creed, color, national origin, religion or beliefs, political affiliation, military status, honorably discharged veteran, Vietnam Era, recently separated or other protected veteran status, the presence of any sensory, mental, physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with a disability, equal pay or genetic information. Persons requiring accommodation in the application process or this job announcement in an alternative format may contact the Recruiter at (360) 725-5810. Applicants who are deaf or hard of hearing may call through Washington Relay Service by dialing 7-1-1 or 1-800-833-6384.

E-Verify® is a registered trademark of the U.S. Department of Homeland Security

Период подачи заявок

7дн. 09:30:37

Дата начала 5/15/2026 (Пт)

Крайний срок 5/22/2026 (Пт)

11:59 PM крайний срок

Подать заявку на сайте

Кликов по кнопке: 2