SeattleRS Анализ вакансии
💡 Умное Резюме
Оригинальное описание вакансии
Описание
.png)
Сельское хозяйство — основа экономики Вашингтона
Департамент сельского хозяйства штата Вашингтон служит жителям штата более 100 лет. Через службу, регулирование и промоция мы обеспечиваем жизнеспособность и важность сельского хозяйства в Вашингтоне, защищая при этом потребителей, общественное здоровье и окружающую среду. Мы активно сотрудничаем с фермерами и животноводами, но наши обязанности — от обеспечения безопасности пищевых продуктов до охраны окружающей среды — затрагивают жизни миллионов людей в пределах штата, национального и международного уровня.
Агентство включает около 780 сотрудников и увеличивается почти до 1 000 сотрудников в пик сезонной работы. Чтобы узнать больше и посмотреть дополнительные вакансии, пожалуйста, посетите наш Страницу трудоустройства.
Возможность:
Дивизия развития сельскохозяйственных и пищевых систем (FFSD) посвящена укреплению пищевых систем и экономической жизнеспособности сельского хозяйства Вашингтона. Программы этой дивизии поддерживают потребителей, фермеров и пищевые предприятия через службу, помощь и промоцию, продвигая видение, согласно которому сельское хозяйство процветает, внося вклад в здоровье населения и экономику Вашингтона.Административная команда для дивизии FFSD обеспечивает комплексную поддержку по всем программам в рамках дивизии, гарантируя гладкое функционирование на ежедневной основе и эффективную координацию. Мы служим центральным ресурсом для коммуникации, организации и управления процессами, помогая поддерживать согласованность, эффективность и организацию в дивизии.
Административный помощник предоставляет прямую административную поддержку всем четырем программам в рамках дивизии, включая помощь в питании, региональные рынки, международный маркетинг и программу специальных сельскохозяйственных субсидий. Административный помощник также поддерживает административные потребности заместителя директора дивизии FFSD и координатора дивизии. Эта поддержка включает, но не ограничивается, учетом времени, административными действиями по зарплате, координацией поездок и поддержкой закупок и закупок в рамках дивизии.
Административный помощник отчитывается перед координатором дивизии Farm & Food Systems Development.
Важные замечания:
Основная зарплата будет учитывать внутреннюю справедливость и может варьироваться в зависимости от знаний, навыков и опыта кандидата. Типичная начальная зарплата для этой должности: Диапазон 44 Шаг А $47 100 Шаг L $61,644 ежегодно.
Обязанности
Включают, но не ограничиваются следующим:
Предоставлять административную поддержку отделу разработки сельского хозяйства и пищевых систем, координатору отдела и программам FFSD
- Своевременно информировать руководителя о срочных, конфиденциальных и/или временно значимых ситуациях.
- Выполнять сложные административные задачи для отдела, такие как почтовые объединения, сортировка, интеграция текста с графикой, работа с базами данных и т.д.
- Поддерживать и отслеживать запасы и инвентарь офисных принадлежностей.
- Поддерживать календарь отдела FFSD и программ.
- Содействовать общему эффективному функционированию отдела, участвовать в административных собраниях персонала, помогать в разных отделах и корректировать нагрузку и приоритеты по мере необходимости.
- Организовывать и приоритизировать проекты, чтобы обеспечить точность и своевременность их завершения.
- Предоставлять административную поддержку сотрудникам отдела и программам в различных проектах.
- Составлять корреспонденцию для внутреннего персонала и поставщиков.
- Сотрудничать с сотрудниками отдела в вопросах административных лучших практик.
- Выступать в роли таймера в PISCES; отслеживать отпуск сотрудников, формировать табели учета рабочего времени для предоставления в отдел кадров, а также помогать сотрудникам с вопросами, связанными с учетом рабочего времени.
- Составлять и распределять данные о зарплате, должностях, балансе отпусков и другие отчеты для распределения руководителям и менеджерам программ.
- Регулярно встречаться с руководителем для планирования и приоритизации нагрузки, задач и расписания, чтобы максимально соответствовать потребностям отдела.
- Помочь в поддержании хранения и излишков в почтовом отделении агентства.
- Обрабатывать и отправлять почту отдела по мере необходимости.
- Проверяйте, утверждайте и одобрьте расходные таблицы для автопарка, счетов за мобильные телефоны, аренды ПК и других, отправляя корректировки или обновления в Финансовые службы при необходимости.
- Собирайте и распределяйте финансовые отчеты по программам.
- Разрабатывайте, оценивайте и проводите закупки оборудования и материалов для подразделения.
- Помогайте в обработке запросов на заморозку подразделения и проверяйте их на полноту.
- Подготавливайте, отслеживайте, обрабатывайте и отправляйте запросы на покупки подразделения.
- Подготавливайте и обрабатывайте счета, полученные от программ подразделения, и получайте необходимые документы.
- Обрабатывайте счета на оплату международных переводов.
- Отслеживайте и контролируйте бюджет программы, предоставляя оценки расходов.
- Аудитируйте и обрабатывайте путевки в командировку с использованием системы TEMS.
- Помогайте сотрудникам подразделения с организацией поездок, включая бронирование рейсов и аренды автомобилей.
- Регистрируйте сотрудников на конференции и тренинги.
- Завершайте и отслеживайте документы по поездкам, включая запросы на проживание сверх лимита, разрешения на поездки в другие штаты и за границу, запросы на авиаперелеты и запросы на питание с встречами.
- Организуйте и обработайте запросы в автоматизированной системе Снабжения и Оборудования (S&E) WSDA.
- Применяйте и обеспечивайте соблюдение политик и процедур закупок WSDA для всех покупок и предоставляйте вклад на уровне подразделения при необходимости обновления политик и процедур.
- Используйте знания о политике подписи (полномочиях на расходы) WSDA, утвержденных ответственных за заказы и их представителей при обработке запросов на покупки.
- Помогайте программам с счетами по грантам и отправляйте их в Финансовые службы для оплаты.
- Обновляйте внутренние и внешние веб-страницы.
- Проверяйте и убеждайтесь, что материалы соответствуют стандартам агентства и соблюдаются требования ADA.
- Составляйте официальную корреспонденцию подразделения и программ в соответствии со стандартами бренда агентства.
- Составляйте расписание и посещайте встречи в рамках отдела и программы; ведите протоколы встреч, компилируйте и распределяйте заметки.
- Подготавливайте документы для участников встреч.
- Составляйте расписание и бронируйте внутренние и внешние места для встреч и конференций.
- Оказывайте помощь в настройке и поддержке виртуальных встреч.
- Поддерживайте записи и документы в рамках отдела и программы, обеспечивайте хранение и организацию файлов и архивов.
- Оказывайте поддержку координатору отдела и программам при запросах на публичные архивы.
- Проводите и обеспечивайте соблюдение правил хранения бумажных и электронных архивов.
- Выполняйте проекты по сканированию и уничтожению документов в рамках отдела.
Требования
Кто может подать заявку?
Профессионалы с:
Четырьмя (4) годами постепенно растущего опыта в офисной/административной работе.
Кроме перечисленных требований, следующие знания, навыки и способности сделают кандидата особенно привлекательным:
- Навыки проведения исследований по конкретному заданию.
- Опыт работы с Microsoft Office Suite.
- Опыт координации деловых поездок и закупок в соответствии с нормами штата, федерального правительства и агентства.
- Навыки управления процессами учета рабочего времени.
- Способность создавать и поддерживать веб-контент, соответствующий стандартам ADA.
Дополнительная информация
Повышенные льготы для сотрудников
- обеспечивает здоровый баланс между работой и личной жизнью, который может включать гибкий график работы и работу из дома.
- WSDA предлагает отличный пакет льгот, превышающий традиционные льготы. Работа в государственном учреждении включает в себя помощь в уходе за детьми, гибкие фонды расходов, отмену студенческих ипотечных кредитов, льготу на обучение, отложенные выплаты, отпуск по поводу профессиональных достижений; нажмите здесь для получения дополнительной информации.
- 12 оплачиваемых праздников и отпусков, а также накопление отпусков.
- Все личные средства защиты (PPE), необходимые для работы, будут предоставлены агентством.
Как подать заявку
Вы должны завершить профиль на сайте careers.wa.gov и ответить на дополнительные вопросы. Кроме заполнения онлайн-заявки и дополнительных вопросов, кандидаты должны прикрепить следующие документы к своему профилю, чтобы быть рассмотренными на эту позицию:
· Резюме, описывающее опыт и образование
· Письмо-резюме, в котором описано, как вы соответствуете конкретным требованиям к этой позиции
· Три профессиональных рекомендации
Подавая эти материалы, вы подтверждаете, что вся информация является достоверной и точной. Государство может проверить информацию. Любая недостоверная или вводящая в заблуждение информация является причиной исключения из числа кандидатов или увольнения, если вы будете трудоустроены.
Если у вас возникнут технические трудности при создании, доступе или заполнении заявки, пожалуйста, позвоните в NEOGOV по бесплатному телефону (855) 524-5627 или напишите электронное письмо support@neogov.com.
Первичный отбор будет основан исключительно на содержании и полноте вашей Поданные заявки и сопроводительные документы. Все предоставляемая информация может быть проверена, и может потребоваться дополнительная документация. Заявки, полученные по электронной почте, не будут приниматься вместо подачи заявки через онлайн-систему найма штата.
WSDA использует форму I-9 (Скачать читатель PDF)(Скачать читатель PDF) для определения возможности трудоустройства и проверки статуса, если вы будете принят на работу. Этот документ является подтверждением возможности трудоустройства лица на работу в США. Кандидаты должны быть допущены к работе в США.
Равенство в WSDA
Министерство сельского хозяйства признает, ценит, поддерживает, принимает и уважает все культурные идентичности и происхождения, когда мы сотрудничаем в искреннем и достоверном формате. Мы нанимаем потрясающих людей, которые разделяют обязательство по отношению к нашему стратегическому плану Pro-Equity Anti-Racist (PEAR), нашему плану реализации Healthy Environment for All (HEAL) Act, а также нашим уникальным потребностям и желаниям в принадлежности, уважении и включении. Мы ценим рост и развитие наших сотрудников, предоставляя равный доступ к ресурсам и возможностям для непрерывного обучения, улучшения и карьерного роста.
Мы стремимся нанимать, развивать и удерживать продуктивную и преданных к работе команду, которая отражает сообщества, которые мы обслуживаем, при этом мы придерживаемся принципов рабочего места, где мы отмечаем наши различия и поддерживаем равные возможности трудоустройства и включение, независимо от расы, религии, цвета кожи, национального происхождения, гражданства или статуса иммигранта, семейного положения, семей с детьми (включая беременность, роды или связанные медицинские условия), пола, сексуальной ориентации, гендерной идентичности, возраста, статуса защитного ветерана, ветерана, отслужившего в армии, или военного статуса, статуса лица с наличием любого сенсорного, психического или физического недостатка, или использования обученного собаки-поводыря или служебной собаки лицом с инвалидностью, или других законно защищенных характеристик. Мы также рассматриваем квалифицированных кандидатов с судимостью, в соответствии с применимыми федеральными, штатными и местными законами.
Свяжитесь с нами
Если у вас есть какие-либо вопросы по поводу этой вакансии или онлайн-заявки, свяжитесь с Отделом кадров по адресу Recruitment@agr.wa.gov.
Перед назначением на новую должность в Министерстве сельского хозяйства будет проведена проверка на наличие судимости. Информация из проверки не обязательно исключает возможность трудоустройства, но будет учитываться при определении пригодности и компетентности кандидата для выполнения обязанностей по вакансии.
Отдел кадров может использовать рекомендации от этой вакансии для заполнения будущих похожих вакансий в течение шести месяцев.
Привилегия ветерана: Кандидаты, соответствующие минимальным требованиям и желающие заявить о привилегии ветерана, ДОЛЖНЫ приложить копию своего DD214 или другого подтверждения военной службы. Пожалуйста, закрасьте любые личные данные, такие как номер социального страхования. Для дополнительной информации о привилегии ветерана и руководства по определению вашей квалификации, нажмите здесь.
Лица с ограниченными возможностями, которым требуется помощь при подаче заявки или требуется эта информация в альтернативном формате, могут позвонить по телефону 664-1960 или по бесплатному номеру (877) 664-1960. Пользователи TTY сначала должны позвонить по номеру 711, чтобы получить доступ к службе Washington Relay Service.
Для получения дополнительной информации о Департаменте сельского хозяйства штата Вашингтон посетите наш сайт www.agr.wa.gov.
SeattleRS Job Analysis
💡 Smart Summary
Original Job Description
Description
AGRICULTURE - A Cornerstone of Washington's Economy
The Washington State Department of Agriculture has been serving the state for more than 100 years. Through service, regulation, and advocacy, we keep agriculture viable and vital in Washington State, while protecting consumers, public health, and the environment. We work extensively with farmers and ranchers, but our responsibilities – from ensuring food safety to environmental protection – touch the lives of millions of people locally, nationally, and abroad.
The agency includes 780 employees approximately and grows close to 1,000 employees at the peak of seasonal work. To learn more and view additional openings, please visit our Employment Page.
The Opportunity:
The Farm & Food Systems Development division (FFSD) is dedicated to strengthening the food systems and economic viability of Washington agriculture. The programs in this division support consumers, farmers, and food businesses through service, assistance, and advocacy advancing the vision that agriculture thrives while contributing to the health of the people and the economy of Washington.The Administrative Team for FFSD provides comprehensive support across all programs within the division, ensuring smooth day to day operations and effective coordination. We serve as a central resource for communication, organization, and process management, helping maintain consistency, efficiency, and organization across the division.
The Administrative Assistant provides direct administrative support for all 4 programs within the division including Food Assistance, Regional Markets, International Marketing, and Specialty Crop Block Grant Program. The Administrative Assistant also supports the administrative needs of the FFSD Assistant Director and Division Coordinator. This support includes, but is not limited to, time keeping, payroll activities, travel coordinator, and supporting division procurement and purchasing activities.
The Administrative Assistant reports to the Farm & Food Systems Development Division Coordinator.
Important Notes:
The base pay offered will take into account internal equity and may vary depending on the preferred candidate's job-related knowledge, skills, and experience. The typical starting salary for this position is: Range 44 Step A $47,100 - Step L $61,644 annually.
Duties
Include but not limited to:
Provide administrative support to Farm & Food Systems Development Division, Division Coordinator, and FFSD Programs
- Keep supervisor apprised of urgent, confidential, and/or time sensitive situations.
- Perform complex work processing tasks for division such as mail/merge, sort, integrating text with graphics, database work, etc.
- Maintain and track office supplies and inventory.
- Maintain the FFSD division and program calendar.
- Contribute to overall efficient division operations, attend administrative staff meetings, assist across division and adjust workload and priorities as needed.
- Organize and prioritize projects to ensure accuracy and timeliness in their completion.
- Provide division staff and programs with administrative support on various projects.
- Compose correspondence to internal staff and vendors.
- Coordinate with division staff on administrative best practices.
- Act as timekeeper in PISCES; track employee leave, generate timesheets for payroll submissions, and assist staff with timekeeping related questions.
- Compile and distribute payroll, position data, leave balance, and other reports to be distributed to supervisors and program managers.
- Meet with supervisor regularly to plan and prioritize workload, tasks, and schedules to best support division needs.
- Assist in maintaining division storage and surplus space in the agency mailroom.
- Process and send division mail as needed.
- Review, verify, and approve cost spreadsheets for motorpool, cell phone invoices, PC leases, and others sending adjustments or updates to Financial Services as needed.
- Compile and distribute financial reports to programs.
- Develop, evaluate, and conduct purchasing for division equipment and supplies.
- Assist with processing division freeze tracker requests and reviews for completeness.
- Prepare, track, process, and submit division purchase requests.
- Prepare and process invoices received from division programs and acquires necessary documentation.
- Process invoices for international wire transfer payments.
- Monitor and track program budget and provide expenditure estimates.
- Audit and process travel vouchers using the TEMS system.
- Assist division staff with making travel arrangements including booking flights and rental car reservations.
- Register employees for conferences and trainings.
- Complete and track documentation for travel including over limit lodging requests, out of state and out of country travel authorizations, air travel requests, and meals with meeting requests.
- Coordinate and process requests within WSDA’s automated Supply & Equipment (S&E) system.
- Apply and enforces WSDA’s procurement policies and procedures for all purchasing actions and provide input at the division level when policies and procedures need to be updated.
- Utilize knowledge of agency signature (expenditure authority) policy, authorized order approvers and proxies when processing purchase requests.
- Assist programs with grant invoices and submits to Financial Services for payment.
- Update internal and external webpages.
- Review and verify materials are completed to agency standards and ensures ADA compliance.
- Compose official division and program correspondence in accordance to agency brand standards.
- Schedule and attend division and program meetings; record meeting minutes, compile and distribute notes.
- Prepare meeting documents for attendees.
- Schedule and reserve internal and external meeting and conference locations.
- Assist with virtual meeting set up and support.
- Maintain division and program records and ensure files and records are retained and organized.
- Provide support to division coordinator and programs for public records requests.
- Conduct and ensure compliance of paper and electronic record retention.
- Perform scan and toss projects for division.
Qualifications
Who should apply?
Professionals with:
Four (4) years of progressively responsible experience in office/clerical, administrative work.
In addition to the above qualifications, the following knowledge, skills, and abilities will make a candidate highly desirable:
- Skills in conducting research on a specific work assignment.
- Experience with Microsoft Office Suite.
- Experience coordinating travel and procurement activities in compliance with state, federal, and agency policies.
- Skills in managing timekeeping processes.
- Ability to create and maintain web-based content that adheres to ADA standards.
Supplemental Information
Employee Benefits
- A healthy work/life balance, which may include flexible work schedules, and teleworking.
- WSDA provides an excellent benefits package beyond traditional benefits. State employment offers Dependent Care Assistance, Flexible Spending Accounts, Public Service Loan Forgiveness, Tuition Waiver, Deferred Compensation, Employee Recognition Leave; click here for more information.
- 12 paid Holidays & Vacation and Leave Accruals.
- All Personal Protective Equipment (PPE) required will be provided by the agency.
How to apply
You must complete your careers.wa.gov profile and answer the supplemental questions. In addition to completing the online application, and supplemental questions applicants must attach the following documents to their profile to be considered for this position:
· A resume detailing experience and education
· A cover letter describing how you meet the specific qualifications for this position
· Three professional references
By submitting these materials, you are indicating that all information is true and correct. The state may verify information. Any untruthful or misleading information is cause for removal from the applicant pool or dismissal if employed.
If you are having technical difficulties creating, accessing, or completing your application, please call NEOGOV toll-free at (855) 524-5627 or email support@neogov.com.
The initial screening will be solely based on the contents and completeness of your application and the materials submitted. All information may be verified, and documentation may be required. Applications received via e-mail will not be accepted in lieu of applying through the state's on-line recruitment system.
WSDA uses a I-9 form (Download PDF reader)(Download PDF reader) to determine Employment Eligibility and Verification, once hired. This document is the authorization of an individual’s ability to be hired for employment within the United States. Applicants must be eligible to work in the United States.
Equity at WSDA
The Department of Agriculture recognizes, appreciates, supports, embraces, and respects all cultural identities and backgrounds while we collaborate in authentic ways. We hire amazing people that share in the commitment to our Pro-Equity Anti-Racist (PEAR) strategic plan, our Healthy Environment for All (HEAL) Act implementation plan, and our unique needs and desires for belonging, respect, and inclusion. We value the growth and development of our team members by providing equitable access to resources and opportunities for continuous learning, improvement, and advancement.
We strive to hire, cultivate, and retain a productive and dedicated workforce that reflects the communities we serve while we are committed to a workplace that celebrates our differences and supports equal opportunity employment and inclusion regardless of race, creed, color, national origin, citizenship or immigration status, marital status, families with children (including pregnancy, childbirth, or related medical conditions), sex, sexual orientation, gender identity diversity, age, status as a protected veteran, honorably discharged veteran or military status, status as an individual with the presence of any sensory, mental, or physical disability or the use of a trained dog guide or service animal by a person with disabilities or other applicable legally protected characteristics. We also consider qualified applicants with criminal histories, consistent with applicable federal, state, and local laws.
Contact Us
Should you have any questions regarding this position or the online application, contact the Human Resource Office at Recruitment@agr.wa.gov.
Prior to a new appointment into the Department of Agriculture, a background check including criminal record history will be conducted. Information from the background check will not necessarily preclude employment but will be considered in determining the applicant's suitability and competence to perform in the position.
The Human Resources Division may use referrals from this recruitment to help fill future similar vacancies for up to six months.
Veteran's Preference: Applicants who meet the minimum qualifications and wish to claim Veteran's Preference MUST attach a copy of their DD214, or other verification of military service. Please blackout any personally identifiable data such as social security numbers. For additional information on Veteran's Preference and guidance on how to determine if you are eligible, click here.
Persons with a disability, who need assistance with their application or need this announcement in an alternative format, may call 664-1960 or toll free (877) 664-1960. TTY users should first call 711 to access the Washington Relay Service.
For more information about the Washington State Department of Agriculture, visit us at www.agr.wa.gov.
